Ausweise der Gäste: was Sie behalten dürfen und was Sie löschen müssen
Stand 14.09.2026
Fast alle machen es: Man bittet den Gast um das Ausweisfoto über WhatsApp oder fotografiert das Dokument bei der Ankunft, und das Bild bleibt im Telefon. Am 29. April 2026 hat der Garante den Branchenverbänden geschrieben, dass die gesetzliche Pflicht die Übermittlung der Daten betrifft, nicht deren Aufbewahrung. Der Unterschied ist fein und ändert Ihre tägliche Arbeit.
- Es gibt nur eine Pflicht: identifizieren und melden
- Welche Daten wirklich nötig sind: elf Felder, sieben für Mitreisende
- Wie lange Sie das Bild behalten dürfen
- Das Handyfoto und der Chat
- Was Sie dem Gast sagen müssen
- Die Dienstleister: der Vertrag, den man von Ihnen verlangt
- Wenn Daten nach außen gelangen: zweiundsiebzig Stunden
- Wie Chilloso das löst
- Häufige Fragen
Es gibt nur eine Pflicht: identifizieren und melden
Art. 109 T.U.L.P.S. verpflichtet Sie, nur Personen mit einem geeigneten Ausweisdokument zu beherbergen und deren Identitätsdaten an die Behörde der öffentlichen Sicherheit zu übermitteln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) der Verordnung (EU) 2016/679.
Genau hier setzt der Garante den Finger an: diese Pflicht betrifft die Übermittlung der Daten und bringt keine Notwendigkeit mit sich, sie im Betrieb aufzubewahren, denn die Aufbewahrung für fünf Jahre erfolgt auf den Systemen des Innenministeriums. Die fünf Jahre machen nicht Sie auf Ihrem Telefon.
Identifizieren und Aufbewahren sind zwei verschiedene Dinge, und das Gesetz verlangt nur eines davon. Was Sie fünf Jahre behalten, ist die Quittung des Portals, nicht der Ausweis des Gastes.
Welche Daten wirklich nötig sind: elf Felder, sieben für Mitreisende
Der technische Anhang des Dekrets zählt die zu übermittelnden Daten auf, und es sind elf: Ankunftsdatum, Zahl der Aufenthaltstage, Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Art des Ausweises, Nummer des Ausweises, Ausstellungsort.
Und hier kommt der Punkt, den fast niemand kennt und der Ihnen die halbe Arbeit spart. Bei Familienverbänden genügt die Ausfüllung durch einen der Ehegatten, der den anderen Ehegatten und die minderjährigen Kinder angibt; bei geführten Gruppen genügt der Gruppenleiter, der die übrigen Mitglieder auflistet. Für diese Mitglieder sind sieben Angaben verlangt: Aufenthaltstage, Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit.
Art des Ausweises, Nummer und Ausstellungsort kommen darin nicht vor. Für die Ehefrau, für die minderjährigen Kinder, für die übrigen der Gruppe brauchen Sie das Dokument nicht: Sie brauchen deren Personendaten, und die gibt Ihnen der Familien- oder Gruppenkopf.
| Wer | Wie viele Daten | Ausweis nötig? |
|---|---|---|
| Einzelner Gast | die 11 Felder | ja |
| Einer der Ehegatten, der für den Verband ausfüllt | die 11 Felder | ja |
| Der andere Ehegatte und die minderjährigen Kinder | 7 Felder | nein |
| Gruppenleiter einer geführten Gruppe | die 11 Felder | ja |
| Die übrigen Mitglieder der Gruppe | 7 Felder | nein |
Wie lange Sie das Bild behalten dürfen
Der Garante sagt nicht, dass Sie nie eine Kopie in der Hand haben dürfen. Er sagt, die einzig zulässigen Kopien seien die rein zweckgebundenen, die dem Eintragen der Daten in Alloggiati Web dienen, bis zur Ausgabe der Annahmequittung. Danach ist die digitale Kopie zu löschen und die Papierkopie zu vernichten, soweit noch vorhanden.
Dieselbe Regel steht im Dekret, nicht nur in der Nota: die Betreiber sind zur Löschung der übermittelten digitalen Daten und zur Vernichtung der Papierfassung der übermittelten Listen verpflichtet, sobald das System die Quittung erzeugt hat, die fünf Jahre aufzubewahren ist.
Ein Ordner voller eingescannter Pässe schützt Sie bei einer Kontrolle nicht: der Nachweis der erfüllten Pflicht ist die Quittung. Das Bildarchiv ist reine Angriffsfläche, vor der Questura und vor dem Garante.
Das Handyfoto und der Chat
Unter den Anweisungen der Nota steht eine Zeile, die die Praxis beim Namen nennt: die Daten der Ausweise erheben, ohne Fotos mit mobilen Geräten zu machen und ohne auf Sofortnachrichtendienste zurückzugreifen, WhatsApp ausdrücklich genannt, oder jedenfalls unter Vermeidung von Wegen, die den Anforderungen der Vorschriften nicht genügen.
Warum der Garante gerade jetzt eingegriffen hat, schreibt er selbst: in den letzten Monaten haben Datenpannen zugenommen, bei denen große Mengen an Ausweiskopien aus Beherbergungsbetrieben abgeflossen sind. Ein Passarchiv auf einem Telefon oder in einer Cloud ist genau die Beute, die für einen Identitätsdiebstahl gebraucht wird.
Und eine Einzelheit lohnt sich zu wissen: die Nota verweist auf einen Fall aus 2025, in dem Betriebe Scanner einsetzten, die beim Check-in Bildkopien der Ausweise aufnehmen und aufbewahren konnten. Das Verfahren, schreibt der Garante, läuft noch.
Was Sie dem Gast sagen müssen
Die Nota bleibt nicht beim Verbot stehen: sie zählt vier Dinge auf, die zu tun sind. Eines betrifft das Personal, das schriftlich über das Verbot zu unterweisen ist, nach dem Versand Kopien anzufertigen oder zurückzubehalten. Ein anderes betrifft unmittelbar Ihren Gast.
Sie müssen ihm klar darstellen, wie die Ausweisdaten erhoben und verwendet werden. Und wenn der Check-in mit Mitteln erfolgt, die eine digitale Kopie aufnehmen können, ist ihm klarzumachen, dass der Betrieb die Bilder nicht archivieren wird. Das ist keine Höflichkeit, sondern eine der Anweisungen der Behörde.
Die Dienstleister: der Vertrag, den man von Ihnen verlangt
Die dritte Anweisung ist die, die kaum ein Ratgeber wiedergibt, und sie betrifft den, der Ihnen die Software liefert. Die Nota verlangt, die Beziehungen zu den Anbietern der Buchungsverwaltung und zu denen, die zur Erfassung der Ausweisdaten eingesetzt werden, nach Art. 28 der Verordnung zu regeln.
Mit besonderem Augenmerk, fügt sie hinzu, auf die Verarbeitungsweise der letzteren und auf die Festlegung wirksamer Wege der Benachrichtigung bei einer Datenpanne. In der Praxis: das Programm, das die Ausweise Ihrer Gäste liest, ist ein Auftragsverarbeiter, und zwischen Ihnen und ihm braucht es einen Vertrag, der sagt, was es mit diesen Daten tut und wie es Sie benachrichtigt, wenn etwas schiefgeht.
Wenn Daten nach außen gelangen: zweiundsiebzig Stunden
Wenn die Ausweisbilder Ihrer Kunden dorthin geraten, wo sie nicht hingehören, greift die Meldung an den Garante ohne unangemessene Verzögerung und möglichst binnen zweiundsiebzig Stunden ab Kenntnis, nach Art. 33 der Verordnung. In schwereren Fällen ist auch der Gast zu benachrichtigen, nach Art. 34.
Der einfachste Weg, nie in diese Lage zu kommen, ist, das Archiv gar nicht zu haben: was nicht da ist, kann nicht abfließen.
Wie Chilloso das löst
Das Bild dient einem einzigen Zweck: die Daten zu lesen. Chilloso liest es und füllt die Meldung aus, und das Dokument bleibt Ihnen vor Augen, bis die Meldung vollständig ist — fehlt eine Angabe, sehen Sie es sofort und müssen dem Gast nicht hinterherlaufen. Sobald die Meldung an die Questura erfolgreich war, wird das Bild auf unseren Systemen gelöscht. Was bleibt, ist die Quittung.
Die Daten und die Bilder bleiben innerhalb der Europäischen Union. Sie verlassen unsere Systeme nicht und landen nicht auf Servern außerhalb der Union.
Der Gast lädt die Dokumente selbst über den Check-in-Link Ihres Hauses hoch: das Bild geht von ihm zu uns, wird gelesen und verschwindet. Deshalb sagen wir ihm, er solle sie nicht über WhatsApp schicken. Von dort verlassen seine Daten das geschlossene System und landen auf fremden Servern, und niemand kann dann noch sagen, wer sie wo und wie lange speichert. Diese Kopie kontrollieren weder wir noch Sie — und es ist genau der Weg, von dem der Garante abrät.
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