Online-Check-in: Daten vor der Anreise erheben, ohne Ausweise aufzubewahren
Stand 14.09.2026
Der Abend der Anreise ist die schlechteste Zeit, um Daten aufzunehmen. Der Gast ist drei Stunden gefahren, ist müde und will hinein. Und Sie brauchen elf Angaben von dem, der die Meldung ausfüllt — und sieben von jedem weiteren —, denn binnen vierundzwanzig Stunden müssen sie bei der Questura sein, bei einer einzigen Nacht sogar binnen sechs. Vor Ort abtippen heißt abschreiben, während jemand wartet. Vorher über WhatsApp fragen löst den Abend und schafft ein anderes Problem: dieses Foto kommt nicht mehr zurück.
- Elf Angaben für den Ausfüllenden, sieben für die übrigen
- Vierundzwanzig Stunden — oder sechs, bei nur einer Nacht
- Warum WhatsApp nicht die Lösung ist
- Die Pflicht ist das Melden, nicht das Aufbewahren
- Beim digitalen Check-in müssen Sie es dem Gast sagen
- Vorher erheben ersetzt nicht das Ins-Gesicht-Sehen
- Wie Chilloso das löst
- Häufige Fragen
Elf Angaben für den Ausfüllenden, sieben für die übrigen
Der technische Anhang zum Dekret zählt auf, was Sie übermitteln müssen, und es ist nicht für alle dasselbe. Für Familien und geführte Gruppen erleichtert die Norm: es genügt, dass einer der Ehegatten ausfüllt und den anderen sowie die minderjährigen Kinder angibt, oder der Gruppenleiter, der die übrigen Mitglieder auflistet.
| Angabe | Wer ausfüllt | Familie und Gruppe |
|---|---|---|
| Ankunftsdatum | ja | — |
| Zahl der Aufenthaltstage | ja | ja |
| Name und Vorname | ja | ja |
| Geschlecht | ja | ja |
| Geburtsdatum | ja | ja |
| Geburtsort | ja | ja |
| Staatsangehörigkeit | ja | ja |
| Art des Ausweises | ja | — |
| Ausweisnummer | ja | — |
| Ausstellungsort | ja | — |
Geburtsort und Ausstellungsort werden mit Gemeinde und Provinz angegeben, wenn sie in Italien liegen, sonst mit dem Staat. Für die Mitglieder einer Familie oder einer Gruppe werden die Ausweisangaben überhaupt nicht übermittelt.
Eine vierköpfige Familie sind nicht vierundvierzig Angaben: es sind elf für den Ausfüllenden und sieben für jeden der drei anderen, zusammen zweiunddreißig. Zum Abschreiben am Küchentisch um elf Uhr abends sind es immer noch zu viele. Vier Freunde dagegen sind vier vollständige Meldungen: vierundvierzig.
Vierundzwanzig Stunden — oder sechs, bei nur einer Nacht
Die Regelfrist setzt Artikel 109 des Testo unico der Gesetze zur öffentlichen Sicherheit: die Meldung muss binnen vierundzwanzig Stunden nach der Ankunft erfolgen. Es gibt aber einen Fall, in dem sich die Zeit auf ein Viertel verkürzt, und er betrifft gerade die Kurzzeitvermietung: bei Aufenthalten von nicht mehr als vierundzwanzig Stunden muss die Meldung binnen sechs Stunden nach der Ankunft erfolgen. So bestimmt es das Dekret vom 7. Januar 2013 in der Fassung des Dekrets vom 16. September 2021, in Kraft seit dem 12. Januar 2022.
Rechnen Sie es an einer einzigen Nacht durch. Der Gast kommt am Samstag um elf Uhr abends und reist am nächsten Morgen ab: die Frist läuft um fünf Uhr früh ab. Haben Sie die Daten schon, geht die Meldung raus, bevor Sie schlafen gehen. Müssen Sie sie noch vom Ausweis abschreiben, arbeiten Sie im Morgengrauen oder sind bereits zu spät.
Deshalb ist das vorherige Erheben keine Bequemlichkeit: es ist Spielraum.
Warum WhatsApp nicht die Lösung ist
Es ist die verbreitetste Abkürzung, und genau zu ihr hat sich der Garante namentlich geäußert. In der Mitteilung an die Branchenverbände vom 29. April 2026 hält die Behörde an, die Ausweisdaten ohne Fotos mit Mobilgeräten und ohne Rückgriff auf Sofortnachrichtendienste zu erheben — WhatsApp wird ausdrücklich genannt.
Der Grund ist nicht formal. Eine im Chat verschickte Kopie bleibt auf dem Telefon des Gastes, auf Ihrem, in den Sicherungen und auf den Servern des Nachrichtendienstes. Sie beherrschen sie nicht mehr, und Sie können sie dort nicht löschen, wo sie gelandet ist.
Der Garante schreibt, gerade jetzt eingeschritten zu sein, weil die Datenpannen zugenommen haben, bei denen große Mengen von Ausweiskopien aus Beherbergungsbetrieben abgeflossen sind. Das ist kein theoretisches Risiko: es ist der erklärte Anlass der Mitteilung.
Die Pflicht ist das Melden, nicht das Aufbewahren
Das ist der Punkt, der die Gewohnheit vieler umkehrt. Die Pflicht aus Artikel 109 betrifft die Mitteilung der Daten an die Behörde und bringt nicht die Notwendigkeit mit sich, sie im Betrieb aufzubewahren: die Aufbewahrung für fünf Jahre geschieht auf den Systemen des Innenministeriums, nicht auf Ihrem Rechner.
Die einzig zulässigen Kopien sind die, die dem Einstellen der Daten in Alloggiati Web dienen, bis zur Annahmequittung. Danach ist die digitale Kopie zu löschen und die papierene zu vernichten. Das sagt das Dekret selbst, in Artikel 4-bis Absatz 2: Löschung und Vernichtung, sobald das System die Quittung erzeugt hat — und diese ist fünf Jahre aufzubewahren.
Ein Archiv eingescannter Pässe schützt Sie bei einer Kontrolle nicht: der Nachweis der Erfüllung ist die Quittung, nicht das Bild. Dieses Archiv ist nur Angriffsfläche. Und wenn es dorthin gelangt, wo es nicht hingehört, greift die Meldung an den Garante ohne ungerechtfertigte Verzögerung und nach Möglichkeit binnen zweiundsiebzig Stunden.
Beim digitalen Check-in müssen Sie es dem Gast sagen
Es gibt eine Pflicht, die fast niemand kennt, und sie gilt genau für den Online-Check-in. Wenn die Vorgänge mit Geräten ablaufen, die eine digitale Kopie des Ausweises erfassen und speichern können, verlangt der Garante, dem Gast klarzumachen, dass der Betrieb diese Bilder nicht archivieren wird.
Es genügt also nicht, sie nicht aufzubewahren: man muss es auch sagen, klar und in dem Augenblick, in dem man danach fragt. Zusammen mit einer ebenso klaren Darstellung, nach welcher Logik und auf welche Weise diese Daten erhoben und verwendet werden.
Vorher erheben ersetzt nicht das Ins-Gesicht-Sehen
Achtung vor einem Missverständnis, das teuer kommt. Der Online-Check-in zieht die Erhebung der Daten vor, nicht die Identifizierung. Der Gast ist bei seiner Ankunft zu identifizieren, persönlich oder per Videoverbindung: der Schlüsselkasten mit dem Code genügt allein nicht.
Die beiden Vorgänge sind getrennt und dienen verschiedenen Dingen. Vorher erheben Sie die Daten, in Ruhe und ohne Abschreibfehler. Bei der Ankunft sehen Sie den Ausweis an und prüfen, dass vor Ihnen diese Person steht. Das erste lässt sich automatisieren, das zweite nicht.
Wie Chilloso das löst
Nach der Buchung bekommt der Gast einen eigenen Link, in seiner Sprache. Von dort lädt er die Dokumente hoch, wann es ihm passt: am Flughafen, am Abend davor, nicht um elf Uhr vor dem Tor.
Das Bild dient einem einzigen Zweck: die Daten zu lesen. Chilloso liest es, füllt die Meldung, und sobald die Mitteilung an die Questura hinaus ist, wird das Bild aus unseren Systemen gelöscht. Kein Umweg über Nachrichten-Apps, keine Kopie, die irgendwo liegen bleibt. Und dem Gast steht auf der Upload-Seite geschrieben, dass das Bild nicht archiviert wird.
Sie schreiben am Abend der Anreise nichts mehr ab: Sie sehen den Ausweis an, prüfen, dass es die richtige Person ist, und sind fertig. Der lange Teil ist schon erledigt. Und die Quittung der Questura landet im Archiv Ihres Hauses, ohne dass Sie sie herunterladen müssen.
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