Unterlagen aufbewahren: wie lange – und was Sie stattdessen löschen müssen

Stand 14.09.2026

Wer vermietet, hält Aufbewahren für die immer sichere Wahl: im Zweifel behalte ich alles. Bei den Quittungen stimmt das. Bei den Ausweisdaten Ihrer Gäste ist das Gegenteil richtig, und es steht in einer Vorschrift: diese Daten sind zu löschen, nicht zu archivieren. Hier steht, was Sie behalten und wie lange.

Die Quittung der Questura: fünf Jahre, dreißig Tage zum Herunterladen

Die Meldung abzuschicken ist die halbe Arbeit. Der Nachweis ist die digitale Quittung, die das Portal danach erzeugt, und die Vorschrift gibt ihr eine klare Funktion: sie gilt als Nachweis der erfüllten Pflicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre, in digitaler Form. Ausdrucken ist nicht nötig.

Der Punkt, an dem fast alle stolpern, ist ein anderer. Im Portal steht die Quittung höchstens dreißig Tage ab Ausstellung zum Herunterladen bereit. Danach verschwindet sie aus der Ansicht. Wer sie nicht rechtzeitig geholt hat, dem fehlt bei einer Kontrolle genau das Dokument, das die Vorschrift als Nachweis benennt.

Was Sie stattdessen löschen müssen

Das ist der Teil, der in fast allen Ratgebern fehlt. Dieselbe Vorschrift, die die fünf Jahre für die Quittung anordnet, verpflichtet den Betreiber, die übermittelten digitalen Daten zu löschen und eine etwaige Papierliste zu vernichten, sobald das System die Quittung erzeugt hat.

Das Archiv der Ausweisdaten Ihrer Gäste ist also nichts, was man vorsorglich behält – es ist etwas, das weg muss, sobald die Quittung da ist. Was bleibt, und zwar fünf Jahre, ist die Quittung. Nicht die Personalien, nicht die Scans der Ausweise, nicht die Fotos aus dem Chat.

SPOT: keine geschriebene Frist, aber die Aufzeichnungen müssen da sein

Für die Monatsbelege aus SPOT setzt das Regionalgesetz keine Aufbewahrungsfrist. Es sagt dazu nichts, und es hat keinen Sinn, eine zu erfinden. Es sagt aber zwei Dinge, die zählen.

Erstens: unter den Sanktionen zur Übermittlung der Gästebewegungen steht eine für den Fall, dass die Monatsmeldung inhaltlich von den Daten abweicht, die sich aus den Aufzeichnungen des Betriebs ergeben. Die Vorschrift setzt also voraus, dass es diese Aufzeichnungen gibt und dass Sie hineinsehen können.

Zweitens: das Sanktionsverfahren folgt dem Gesetz über die Verwaltungssanktionen, und dieses setzt die Verjährung des Einziehungsrechts auf fünf Jahre ab dem Tag der Zuwiderhandlung. Fünf Jahre also nicht, weil eine Aufbewahrungsvorschrift es verlangt, sondern weil Sie bis dahin noch belangt werden können.

Rechnungen: zehn Jahre, aber nicht für jeden

Das Zivilgesetzbuch verlangt zehn Jahre für die Geschäftsbücher, gerechnet ab dem Datum der letzten Eintragung; für denselben Zeitraum sind die erhaltenen Rechnungen und die Kopien der eigenen aufzubewahren. Achten Sie auf den Startpunkt: es ist die letzte Eintragung, nicht das Datum der einzelnen Rechnung.

Diese Vorschrift betrifft aber nicht jeden. Sie wendet sich an den Unternehmer, der ein Handelsgewerbe betreibt, und dasselbe Gesetzbuch nimmt die Kleinunternehmer ausdrücklich aus. Wer nicht unternehmerisch vermietet, fällt nicht darunter.

Das heißt nicht, dass er nach einem Jahr alles wegwerfen darf: es heißt, dass seine Uhr nicht das Zivilgesetzbuch ist, sondern die Frist, in der das Finanzamt noch Rechenschaft verlangen kann. Die Regel gilt für alles rund um das Haus: Provisionen von Booking und Airbnb, Installateur, Reinigung, Gärtner, Wasserwagen, Steuerberater. Das sind die Posten, die die Bemessungsgrundlage senken, und genau dafür wird der Nachweis verlangt.

Wie lange das Finanzamt zurückkommen kann

Steuerbescheide zur Einkommensteuer sind bei Verlust des Rechts zuzustellen bis zum 31. Dezember des fünften Jahres nach dem Jahr, in dem die Erklärung eingereicht wurde. Wurde keine oder eine nichtige Erklärung abgegeben, bis zum 31. Dezember des siebten Jahres nach dem Jahr, in dem sie hätte eingereicht werden müssen.

Rechnen Sie an Ihrem eigenen Fall und nicht mit glatten fünf Jahren: eine Rechnung von 2026 geht in die 2027 eingereichte Erklärung ein und bleibt bis Ende 2032 prüfbar. Das sind mehr als sechs Jahre ab der Rechnung.

Und eine Regel verlängert noch weiter: die pflichtigen Geschäftsbücher sind aufzubewahren, bis die Feststellungen für den betreffenden Besteuerungszeitraum abgeschlossen sind, auch über die Frist des Zivilgesetzbuchs hinaus. Bei einem offenen Verfahren sind zehn Jahre keine Obergrenze.

Elektronische Rechnungen über das SdI

Für elektronische Rechnungen, die über das Sistema di Interscambio gelaufen sind, gibt es eine Vorschrift, die fast niemand zitiert: die Aufbewahrungspflichten gelten als erfüllt für alle elektronischen Rechnungen und Belege, die über das SdI übermittelt und von der Agenzia delle Entrate gespeichert wurden.

Übersetzt: bei diesen Belegen stehen Sie nicht allein. Eigene Kopien griffbereit zu haben, bleibt trotzdem die praktische Wahl – bei einer Prüfung brauchen Sie das Dokument sofort –, aber die Angst vor der kaputten Festplatte ist etwas anderes.

Wie Sie sie aufbewahren: Format, Ordnung, Kopien

Digital genügt. Das Zivilgesetzbuch lässt die Aufbewahrung auf Bildträgern ausdrücklich zu, sofern die Aufzeichnungen den Belegen entsprechen und jederzeit lesbar gemacht werden können. Das Format ist nicht das Problem: das Problem ist das Wiederfinden.

• Jeder Beleg liegt bei dem Haus, zu dem er gehört, nicht in einem Sammelordner auf dem Rechner.
• Der Dateiname nennt Datum und Gegenstand, nicht IMG_4471.
• Es gibt mindestens zwei Kopien an verschiedenen Orten: ein Archiv auf einer einzigen Platte ist ein Archiv auf Zeit.

Häufige Fragen