Διατήρηση αποδείξεων και εγγράφων: πόσο καιρό και τι πρέπει αντίθετα να διαγράφετε

Ενημερώθηκε στις 14.09.2026

Όποιος νοικιάζει θεωρεί δεδομένο ότι η διατήρηση είναι πάντα η συνετή επιλογή: στην αμφιβολία τα κρατάω όλα. Για τις αποδείξεις ισχύει. Για τα έγγραφα ταυτότητας των επισκεπτών σας ισχύει το αντίθετο, και το λέει διάταξη: αυτά τα δεδομένα διαγράφονται, δεν αρχειοθετούνται. Εδώ θα βρείτε τι κρατάτε και για πόσο.

Η απόδειξη της Questura: πέντε χρόνια, τριάντα ημέρες για τη λήψη

Η αποστολή των δελτίων είναι η μισή δουλειά. Η απόδειξη είναι το ψηφιακό αποδεικτικό που παράγει η πύλη μετά, και το διάταγμα του δίνει σαφή λειτουργία: ισχύει ως βεβαίωση εκπλήρωσης της υποχρέωσης. Η προθεσμία διατήρησης είναι πέντε χρόνια, σε ψηφιακή μορφή. Η εκτύπωση δεν χρειάζεται.

Το σημείο όπου σκοντάφτουν σχεδόν όλοι είναι άλλο. Στην πύλη το αποδεικτικό παραμένει διαθέσιμο για λήψη το πολύ τριάντα ημέρες από την έκδοση. Μετά εξαφανίζεται από την οθόνη. Αν δεν το πήρατε εγκαίρως, σε έλεγχο σας λείπει ακριβώς το έγγραφο που το διάταγμα ορίζει ως απόδειξη.

Τι είστε αντίθετα υποχρεωμένοι να διαγράψετε

Αυτό είναι το μέρος που λείπει από σχεδόν όλους τους οδηγούς. Το ίδιο άρθρο που επιβάλλει τα πέντε χρόνια για την απόδειξη υποχρεώνει τον διαχειριστή να διαγράψει τα διαβιβασθέντα ψηφιακά δεδομένα και να καταστρέψει τυχόν έντυπη κατάσταση, μόλις το σύστημα παραγάγει την απόδειξη.

Το αρχείο με τα έγγραφα των επισκεπτών σας δεν είναι λοιπόν υλικό που κρατάτε για κάθε ενδεχόμενο: είναι υλικό που πρέπει να φύγει μόλις έχετε την απόδειξη στα χέρια σας. Αυτό που μένει, και μένει πέντε χρόνια, είναι η απόδειξη. Όχι τα στοιχεία ταυτότητας, όχι οι σαρώσεις των ταυτοτήτων, όχι οι φωτογραφίες που ήρθαν στη συνομιλία.

SPOT: καμία γραπτή προθεσμία, αλλά τα αρχεία πρέπει να υπάρχουν

Για τα μηνιαία έγγραφα του SPOT ο περιφερειακός νόμος δεν ορίζει προθεσμία διατήρησης. Δεν το λέει, και δεν έχει νόημα να επινοηθεί. Λέει όμως δύο πράγματα που μετρούν.

Πρώτον: ανάμεσα στις κυρώσεις για τη διαβίβαση των τουριστικών ροών υπάρχει μία για την περίπτωση που η μηνιαία δήλωση αποδειχθεί, ως προς το περιεχόμενο, διαφορετική από τα δεδομένα που προκύπτουν από τα αρχεία της επιχείρησης. Η διάταξη θεωρεί δεδομένο ότι τα αρχεία αυτά υπάρχουν και ότι μπορείτε να τα συμβουλευτείτε.

Δεύτερον: η διαδικασία επιβολής κυρώσεων ακολουθεί τον νόμο για τις διοικητικές κυρώσεις, ο οποίος ορίζει την παραγραφή του δικαιώματος είσπραξης σε πέντε χρόνια από την ημέρα της παράβασης. Πέντε χρόνια λοιπόν, όχι επειδή το επιβάλλει κανόνας διατήρησης, αλλά επειδή ως τότε μπορείτε ακόμη να κληθείτε να απαντήσετε.

Τα τιμολόγια: δέκα χρόνια, αλλά όχι για όλους

Ο Αστικός Κώδικας επιβάλλει δέκα χρόνια για τα λογιστικά βιβλία, από την ημερομηνία της τελευταίας εγγραφής· για το ίδιο διάστημα διατηρούνται τα τιμολόγια που λάβατε και τα αντίγραφα όσων εκδώσατε. Προσοχή στην αφετηρία: είναι η τελευταία εγγραφή, όχι η ημερομηνία του μεμονωμένου τιμολογίου.

Η διάταξη όμως δεν αφορά τον καθένα. Απευθύνεται στον επιχειρηματία που ασκεί εμπορική δραστηριότητα, και ο ίδιος κώδικας εξαιρεί ρητά τους μικρούς επιχειρηματίες. Όποιος εκμισθώνει χωρίς επιχειρηματική μορφή δεν εμπίπτει εκεί.

Αυτό δεν σημαίνει ότι μπορεί να τα πετάξει όλα μετά από έναν χρόνο: σημαίνει ότι το ρολόι του δεν είναι ο Αστικός Κώδικας, αλλά η προθεσμία εντός της οποίας η εφορία μπορεί ακόμη να ζητήσει λογαριασμό. Ο κανόνας ισχύει για όλα γύρω από το σπίτι: προμήθειες Booking και Airbnb, υδραυλικός, συνεργείο καθαρισμού, κηπουρός, βυτιοφόρο νερού, λογιστής. Είναι τα κονδύλια που μειώνουν τη φορολογητέα βάση, και ακριβώς γι' αυτά θα σας ζητηθεί απόδειξη.

Μέχρι πότε μπορεί να επανέλθει η εφορία

Οι πράξεις προσδιορισμού φόρου εισοδήματος κοινοποιούνται, επί ποινή απώλειας του δικαιώματος, έως την 31η Δεκεμβρίου του πέμπτου έτους μετά το έτος υποβολής της δήλωσης. Αν η δήλωση παραλείφθηκε ή είναι άκυρη, έως την 31η Δεκεμβρίου του έβδομου έτους μετά το έτος κατά το οποίο έπρεπε να είχε υποβληθεί.

Κάντε τον υπολογισμό στη δική σας περίπτωση και όχι σε στρογγυλά πέντε χρόνια: τιμολόγιο του 2026 μπαίνει στη δήλωση που υποβάλλεται το 2027 και παραμένει ελέγξιμο έως τα τέλη του 2032. Είναι περισσότερα από έξι χρόνια από το τιμολόγιο.

Και ένας κανόνας το επεκτείνει ακόμη: τα υποχρεωτικά λογιστικά βιβλία διατηρούνται έως ότου ολοκληρωθούν οι έλεγχοι της αντίστοιχης φορολογικής περιόδου, ακόμη και πέραν της προθεσμίας του Αστικού Κώδικα. Με ανοιχτή διαφορά, τα δέκα χρόνια δεν είναι οροφή.

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του SdI

Για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που πέρασαν από το Σύστημα Ανταλλαγής υπάρχει διάταξη που σχεδόν κανείς δεν αναφέρει: οι υποχρεώσεις διατήρησης θεωρούνται εκπληρωμένες για όλα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και τα ψηφιακά έγγραφα που διαβιβάστηκαν μέσω του SdI και αποθηκεύτηκαν από την ιταλική φορολογική αρχή.

Σε απλά λόγια: σε αυτά τα έγγραφα δεν είστε μόνοι. Το να έχετε δικά σας αντίγραφα πρόχειρα παραμένει η πρακτική επιλογή — σε έλεγχο το έγγραφο το χρειάζεστε αμέσως — αλλά ο φόβος του χαλασμένου δίσκου είναι άλλο ζήτημα.

Πώς τα κρατάτε: μορφή, τάξη, αντίγραφα

Το ψηφιακό αρκεί. Ο Αστικός Κώδικας επιτρέπει ρητά τη διατήρηση σε μέσα εικόνας, εφόσον οι εγγραφές αντιστοιχούν στα έγγραφα και μπορούν ανά πάσα στιγμή να γίνουν αναγνώσιμες. Η μορφή δεν είναι το πρόβλημα: το πρόβλημα είναι να τα ξαναβρείτε.

• Κάθε έγγραφο βρίσκεται μαζί με το σπίτι στο οποίο ανήκει, όχι σε γενικό φάκελο του υπολογιστή.
• Το όνομα του αρχείου λέει ημερομηνία και αντικείμενο, όχι IMG_4471.
• Υπάρχουν τουλάχιστον δύο αντίγραφα σε διαφορετικά σημεία: ένα αρχείο που ζει σε έναν μόνο δίσκο είναι αρχείο με ημερομηνία λήξης.

Συχνές ερωτήσεις