Έγγραφα ταυτότητας των επισκεπτών: τι μπορείτε να κρατήσετε και τι πρέπει να διαγράψετε
Ενημερώθηκε στις 14.09.2026
Σχεδόν όλοι το κάνουν: ζητούν από τον επισκέπτη τη φωτογραφία του εγγράφου στο WhatsApp, ή το φωτογραφίζουν κατά την άφιξη, και η φωτογραφία μένει στο κινητό. Στις 29 Απριλίου 2026 η ιταλική αρχή προστασίας δεδομένων έγραψε στους κλαδικούς συλλόγους ότι η νόμιμη υποχρέωση αφορά τη διαβίβαση των δεδομένων, όχι τη διατήρησή τους. Η διάκριση είναι λεπτή και αλλάζει αυτό που κάνετε καθημερινά.
- Η υποχρέωση είναι μία: ταυτοποίηση και διαβίβαση
- Ποια δεδομένα χρειάζονται πραγματικά: έντεκα πεδία, επτά για τους συνταξιδιώτες
- Μέχρι πότε μπορείτε να κρατήσετε την εικόνα
- Η φωτογραφία με το κινητό και η συνομιλία
- Τι πρέπει να πείτε στον επισκέπτη
- Οι πάροχοι: η σύμβαση που σας ζητούν
- Αν τα δεδομένα διαρρεύσουν: εβδομήντα δύο ώρες
- Πώς το λύνει το Chilloso
- Συχνές ερωτήσεις
Η υποχρέωση είναι μία: ταυτοποίηση και διαβίβαση
Το άρθρο 109 του T.U.L.P.S. σας υποχρεώνει να φιλοξενείτε μόνο πρόσωπα με κατάλληλο έγγραφο ταυτότητας και να διαβιβάζετε τα στοιχεία ταυτοποίησής τους στην αρχή δημόσιας ασφάλειας. Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η έννομη υποχρέωση του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχ. γ) του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679.
Εδώ ακριβώς βάζει το δάχτυλο η αρχή: η υποχρέωση αυτή αφορά τη διαβίβαση των δεδομένων και δεν συνεπάγεται ανάγκη διατήρησής τους στο κατάλυμα, διότι η διατήρηση για πέντε χρόνια γίνεται στα συστήματα του Υπουργείου Εσωτερικών. Τα πέντε χρόνια δεν τα κάνετε εσείς στο κινητό σας.
Ταυτοποίηση και διατήρηση είναι δύο διαφορετικά πράγματα, και ο νόμος ζητά μόνο το ένα. Αυτό που κρατάτε πέντε χρόνια είναι η απόδειξη της πύλης, όχι το έγγραφο του επισκέπτη.
Ποια δεδομένα χρειάζονται πραγματικά: έντεκα πεδία, επτά για τους συνταξιδιώτες
Το τεχνικό παράρτημα του διατάγματος απαριθμεί τα δεδομένα προς διαβίβαση, και είναι έντεκα: ημερομηνία άφιξης, αριθμός ημερών παραμονής, επώνυμο, όνομα, φύλο, ημερομηνία γέννησης, τόπος γέννησης, ιθαγένεια, τύπος εγγράφου, αριθμός εγγράφου, τόπος έκδοσης.
Και εδώ έρχεται το σημείο που σχεδόν κανείς δεν γνωρίζει και που σας γλιτώνει τη μισή δουλειά. Για τις οικογένειες αρκεί να συμπληρώσει ο ένας από τους συζύγους, δηλώνοντας τον άλλο σύζυγο και τα ανήλικα τέκνα· για τα οργανωμένα γκρουπ αρκεί ο αρχηγός, που απαριθμεί τα υπόλοιπα μέλη. Και για τα μέλη αυτά τα απαιτούμενα στοιχεία είναι επτά: ημέρες παραμονής, επώνυμο, όνομα, φύλο, ημερομηνία γέννησης, τόπος γέννησης, ιθαγένεια.
Τύπος εγγράφου, αριθμός και τόπος έκδοσης δεν περιλαμβάνονται. Για τη σύζυγο, για τα ανήλικα τέκνα, για τα υπόλοιπα μέλη του γκρουπ δεν χρειάζεστε το έγγραφο: χρειάζεστε τα στοιχεία τους, που σας τα δίνει ο αρχηγός της οικογένειας ή του γκρουπ.
| Ποιος | Πόσα δεδομένα | Χρειάζεται έγγραφο; |
|---|---|---|
| Μεμονωμένος επισκέπτης | τα 11 πεδία | ναι |
| Ο σύζυγος που συμπληρώνει για την οικογένεια | τα 11 πεδία | ναι |
| Ο άλλος σύζυγος και τα ανήλικα τέκνα | 7 πεδία | όχι |
| Αρχηγός οργανωμένου γκρουπ | τα 11 πεδία | ναι |
| Τα υπόλοιπα μέλη του γκρουπ | 7 πεδία | όχι |
Μέχρι πότε μπορείτε να κρατήσετε την εικόνα
Η αρχή δεν λέει ότι δεν μπορείτε ποτέ να έχετε αντίγραφο στα χέρια σας. Λέει ότι τα μόνα επιτρεπτά αντίγραφα είναι εκείνα που εξυπηρετούν αποκλειστικά την καταχώριση των δεδομένων στο σύστημα Alloggiati Web, μέχρι την έκδοση της απόδειξης αποδοχής. Μετά, το ψηφιακό αντίγραφο πρέπει να διαγραφεί και το έντυπο να καταστραφεί, εφόσον υπάρχει ακόμη.
Ο ίδιος κανόνας βρίσκεται στο διάταγμα, όχι μόνο στη νότα: οι διαχειριστές υποχρεούνται να διαγράφουν τα διαβιβασθέντα ψηφιακά δεδομένα και να καταστρέφουν το έντυπο αντίγραφο των καταστάσεων μόλις το σύστημα παραγάγει την απόδειξη, η οποία πρέπει να διατηρείται πέντε χρόνια.
Ένας φάκελος γεμάτος σαρωμένα διαβατήρια δεν σας προστατεύει σε έλεγχο: η απόδειξη της συμμόρφωσης είναι το αποδεικτικό. Το αρχείο εικόνων είναι μόνο έκθεση σε κίνδυνο, απέναντι στην Questura και απέναντι στην αρχή προστασίας δεδομένων.
Η φωτογραφία με το κινητό και η συνομιλία
Ανάμεσα στις οδηγίες της νότας υπάρχει μια γραμμή που κατονομάζει τις πρακτικές: συλλογή των δεδομένων των εγγράφων χωρίς φωτογραφίες με φορητές συσκευές και χωρίς προσφυγή σε υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων, με ρητή αναφορά στο WhatsApp, ή πάντως με αποφυγή τρόπων που δεν πληρούν τις απαιτήσεις της νομοθεσίας.
Γιατί παρενέβη τώρα η αρχή το γράφει η ίδια: τους τελευταίους μήνες αυξήθηκαν οι παραβιάσεις δεδομένων με διαρροή μεγάλων ποσοτήτων αντιγράφων εγγράφων από καταλύματα. Ένα αρχείο διαβατηρίων σε κινητό ή σε νέφος είναι ακριβώς η λεία που χρειάζεται για κλοπή ταυτότητας.
Και μια λεπτομέρεια αξίζει να τη γνωρίζετε: η νότα παραπέμπει σε υπόθεση του 2025 για καταλύματα που χρησιμοποιούσαν σαρωτές ικανούς να αποτυπώνουν και να διατηρούν αντίγραφο εικόνας των εγγράφων κατά το check-in. Η έρευνα, γράφει η αρχή, βρίσκεται ακόμη σε εξέλιξη.
Τι πρέπει να πείτε στον επισκέπτη
Η νότα δεν σταματά στην απαγόρευση: απαριθμεί τέσσερα πράγματα που πρέπει να γίνουν. Το ένα αφορά το προσωπικό, που πρέπει να λάβει σαφείς οδηγίες για την απαγόρευση δημιουργίας ή διατήρησης αντιγράφων μετά τις νόμιμες κοινοποιήσεις. Ένα άλλο αφορά άμεσα τον επισκέπτη σας.
Πρέπει να του εξηγήσετε με σαφήνεια πώς συλλέγονται και χρησιμοποιούνται τα δεδομένα του εγγράφου. Και αν το check-in γίνεται με μέσα ικανά να αποτυπώσουν ψηφιακό αντίγραφο, πρέπει να του διευκρινιστεί ότι το κατάλυμα δεν θα αρχειοθετήσει τις εικόνες. Δεν είναι ευγένεια: είναι μία από τις οδηγίες της αρχής.
Οι πάροχοι: η σύμβαση που σας ζητούν
Η τρίτη οδηγία είναι εκείνη που σχεδόν κανένας οδηγός δεν αναπαράγει, και αφορά όποιον σας δίνει το λογισμικό. Η νότα ζητά να ρυθμιστούν, κατά το άρθρο 28 του Κανονισμού, οι σχέσεις με τους παρόχους των υπηρεσιών διαχείρισης κρατήσεων και με εκείνους που χρησιμοποιούνται για τη λήψη των δεδομένων των εγγράφων ταυτότητας.
Με ιδιαίτερη προσοχή, προσθέτει, στον τρόπο επεξεργασίας των τελευταίων και στον καθορισμό αποτελεσματικών διαύλων ενημέρωσης σε περίπτωση παραβίασης. Στην πράξη: το πρόγραμμα που διαβάζει τα έγγραφα των επισκεπτών σας είναι εκτελών την επεξεργασία, και ανάμεσα σε εσάς και σε αυτό χρειάζεται σύμβαση που λέει τι κάνει με τα δεδομένα και πώς σας ειδοποιεί αν κάτι πάει στραβά.
Αν τα δεδομένα διαρρεύσουν: εβδομήντα δύο ώρες
Αν οι εικόνες των εγγράφων των πελατών σας καταλήξουν εκεί που δεν πρέπει, ενεργοποιείται η γνωστοποίηση στην αρχή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, εφόσον είναι δυνατόν, εντός εβδομήντα δύο ωρών από τη στιγμή που λάβατε γνώση, κατά το άρθρο 33 του Κανονισμού. Στις σοβαρότερες περιπτώσεις ενημερώνεται και ο επισκέπτης, κατά το άρθρο 34.
Ο απλούστερος τρόπος να μη βρεθείτε ποτέ σε αυτή τη θέση είναι να μην έχετε το αρχείο: ό,τι δεν υπάρχει δεν μπορεί να διαρρεύσει.
Πώς το λύνει το Chilloso
Η εικόνα εξυπηρετεί έναν μόνο σκοπό: να διαβαστούν τα δεδομένα. Το Chilloso τη διαβάζει και συμπληρώνει το δελτίο, και το έγγραφο μένει μπροστά σας μέχρι το δελτίο να είναι πλήρες — αν λείπει κάποιο στοιχείο το βλέπετε αμέσως και δεν χρειάζεται να κυνηγάτε τον επισκέπτη. Μόλις η δήλωση προς την Questura ολοκληρωθεί με επιτυχία, η εικόνα διαγράφεται από τα συστήματά μας. Αυτό που μένει είναι η απόδειξη.
Τα δεδομένα και οι εικόνες παραμένουν εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Δεν φεύγουν από τα συστήματά μας και δεν καταλήγουν σε διακομιστές εκτός της Ένωσης.
Ο ίδιος ο επισκέπτης ανεβάζει τα έγγραφα από τον σύνδεσμο check-in του σπιτιού σας: η εικόνα πηγαίνει από αυτόν σε εμάς, διαβάζεται και εξαφανίζεται. Γι' αυτό του λέμε να μην τα στέλνει μέσω WhatsApp. Από εκεί τα δεδομένα του βγαίνουν από το κλειστό σύστημα και καταλήγουν σε διακομιστές τρίτων, και κανείς δεν μπορεί πια να πει ποιος τα κρατά, πού και για πόσο. Εκείνο το αντίγραφο δεν το ελέγχουμε ούτε εμείς ούτε εσείς — και είναι ακριβώς η πρακτική που η αρχή αποτρέπει.
Χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες;