Online check-in: συλλογή δεδομένων πριν την άφιξη, χωρίς να κρατάτε τα έγγραφα
Ενημερώθηκε στις 14.09.2026
Το βράδυ της άφιξης είναι η χειρότερη ώρα για συλλογή δεδομένων. Ο επισκέπτης οδήγησε τρεις ώρες, είναι κουρασμένος και θέλει να μπει. Και εσείς χρειάζεστε έντεκα πληροφορίες από όποιον συμπληρώνει το δελτίο — και επτά από καθέναν από τους υπόλοιπους — γιατί μέσα σε είκοσι τέσσερις ώρες πρέπει να βρίσκονται στην αστυνομία — και μέσα σε έξι, αν μείνει μόνο μια νύχτα. Το να το κάνετε στην πόρτα σημαίνει να αντιγράφετε μπροστά σε κάποιον που περιμένει. Το να τα ζητήσετε πριν από WhatsApp λύνει το βράδυ και ανοίγει κάτι άλλο: αυτή η φωτογραφία δεν επιστρέφει ποτέ.
- &Έντεκα στοιχεία για όποιον υπογράφει, επτά για τους υπόλοιπους
- Είκοσι τέσσερις ώρες — ή έξι, για μια μόνο νύχτα
- Γιατί το WhatsApp δεν είναι η λύση
- Η υποχρέωση είναι η γνωστοποίηση, όχι η διατήρηση
- Αν το check-in είναι ψηφιακό, πρέπει να το πείτε στον επισκέπτη
- Η πρόωρη συλλογή δεν αντικαθιστά την ταυτοποίηση
- Πώς το λύνει το Chilloso
- Συχνές ερωτήσεις
&Έντεκα στοιχεία για όποιον υπογράφει, επτά για τους υπόλοιπους
Το τεχνικό παράρτημα του διατάγματος απαριθμεί όσα πρέπει να διαβιβάσετε, και δεν είναι τα ίδια για όλους. Για τις οικογένειες και τα οργανωμένα γκρουπ ο κανόνας ελαφρύνει: αρκεί να συμπληρώσει ο ένας από τους συζύγους, δηλώνοντας τον άλλο και τα ανήλικα παιδιά, ή ο αρχηγός του γκρουπ, που απαριθμεί τα υπόλοιπα μέλη.
| Στοιχείο | &Όποιος συμπληρώνει | Οικογένεια και γκρουπ |
|---|---|---|
| Ημερομηνία άφιξης | ναι | — |
| Αριθμός διανυκτερεύσεων | ναι | ναι |
| Επώνυμο και όνομα | ναι | ναι |
| Φύλο | ναι | ναι |
| Ημερομηνία γέννησης | ναι | ναι |
| Τόπος γέννησης | ναι | ναι |
| Ιθαγένεια | ναι | ναι |
| Είδος εγγράφου | ναι | — |
| Αριθμός εγγράφου | ναι | — |
| Τόπος έκδοσης | ναι | — |
Ο τόπος γέννησης και ο τόπος έκδοσης δηλώνονται με δήμο και επαρχία αν βρίσκονται στην Ιταλία, με το κράτος αν βρίσκονται στο εξωτερικό. Για τα μέλη μιας οικογένειας ή ενός γκρουπ, τα στοιχεία του εγγράφου δεν διαβιβάζονται καθόλου.
Μια τετραμελής οικογένεια δεν είναι σαράντα τέσσερα στοιχεία: είναι έντεκα για όποιον συμπληρώνει και επτά για καθέναν από τους άλλους τρεις, τριάντα δύο συνολικά. Εξακολουθούν να είναι πάρα πολλά για να τα αντιγράψετε στο τραπέζι της κουζίνας, στις έντεκα το βράδυ. Τέσσερις φίλοι, αντίθετα, είναι τέσσερα πλήρη δελτία: σαράντα τέσσερα.
Είκοσι τέσσερις ώρες — ή έξι, για μια μόνο νύχτα
Την κοινή προθεσμία ορίζει το άρθρο 109 του ενιαίου κειμένου των νόμων δημόσιας ασφάλειας: η γνωστοποίηση γίνεται εντός είκοσι τεσσάρων ωρών από την άφιξη. Υπάρχει όμως μια περίπτωση όπου ο χρόνος μειώνεται στο ένα τέταρτο, και αφορά ακριβώς τις βραχυχρόνιες μισθώσεις: για διαμονές που δεν υπερβαίνουν τις είκοσι τέσσερις ώρες, η γνωστοποίηση πρέπει να γίνει εντός έξι ωρών από την άφιξη. &Έτσι ορίζει το διάταγμα της 7ης Ιανουαρίου 2013 όπως τροποποιήθηκε από το διάταγμα της 16ης Σεπτεμβρίου 2021, σε ισχύ από τις 12 Ιανουαρίου 2022.
Κάντε τον λογαριασμό σε μια μόνο νύχτα. Ο επισκέπτης φτάνει Σάββατο στις έντεκα το βράδυ και φεύγει το επόμενο πρωί: η προθεσμία λήγει στις πέντε το πρωί. Αν έχετε ήδη τα δεδομένα, η γνωστοποίηση φεύγει πριν πάτε για ύπνο. Αν πρέπει ακόμη να τα αντιγράψετε από το έγγραφο, ή δουλεύετε τα ξημερώματα ή είστε ήδη εκπρόθεσμοι.
Γι’ αυτό η πρόωρη συλλογή των δεδομένων δεν είναι άνεση: είναι περιθώριο.
Γιατί το WhatsApp δεν είναι η λύση
Είναι ο πιο διαδεδομένος σύντομος δρόμος, και είναι αυτός που η ιταλική αρχή κατονόμασε. Στο σημείωμα προς τις επαγγελματικές ενώσεις της 29ης Απριλίου 2026 ο Garante υποδεικνύει να συλλέγονται τα στοιχεία των εγγράφων χωρίς φωτογραφίες με κινητές συσκευές και χωρίς προσφυγή σε υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων, με ρη&tau ;ή αναφορά στο WhatsApp.
Ο λόγος δεν είναι τυπικός. &Ένα αντίγραφο που στέλνεται μέσω συνομιλίας μένει στο κινητό του επισκέπτη, στο δικό σας, στα αντίγραφα ασφαλείας και στους διακομιστές της υπηρεσίας. Δεν το ελέγχετε πια, και δεν μπορείτε να το σβήσετε από εκεί που κατέληξε.
Ο Garante γράφει ότι παρενέβη τώρα ακριβώς επειδή αυξήθηκαν τα περιστατικά παραβίασης δεδομένων με διαρροή μεγάλων ποσοτήτων αντιγράφων εγγράφων από καταλύματα. Δεν είναι θεωρητικός κίνδυνος: είναι ο δηλωμένος λόγος του σημειώματος.
Η υποχρέωση είναι η γνωστοποίηση, όχι η διατήρηση
Αυτό είναι το σημείο που ανατρέπει τη συνήθεια πολλών. Η υποχρέωση του άρθρου 109 αφορά τη γνωστοποίηση των δεδομένων στην αρχή, και δεν συνεπάγεται την ανάγκη διατήρησής τους στο κατάλυμα: η διατήρηση για πέντε χρόνια γίνεται στα συστήματα του Υπουργείου Εσωτερικών, όχι στον υπολογιστή σας.
Τα μόνα επιτρεπόμενα αντίγραφα είναι όσα εξυπηρετούν αποκλειστικά την καταχώριση των δεδομένων στο Alloggiati Web, μέχρι την έκδοση της απόδειξης αποδοχής. Μετά από αυτή τη στιγμή το ψηφιακό αντίγραφο πρέπει να διαγραφεί και το έντυπο να καταστραφεί. Το λέει το ίδιο το διάταγμα, στο άρθρο 4-bis παρ. 2: διαγραφή και καταστροφή μόλις το σύστημα παράγει την απόδειξη — η οποία αντιθέτως φυλάσσεται πέντε χρόνια.
&Ένας φάκελος με σαρωμένα διαβατήρια δεν σας προστατεύει σε έλεγχο: η απόδειξη της συμμόρφωσης είναι το αποδεικτικό, όχι η εικόνα. Αυτό το αρχείο είναι μόνο έκθεση σε κίνδυνο. Και αν καταλήξει όπου δεν πρέπει, απαιτείται γνωστοποίηση στον Garante χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, ει δυνατόν, εντός εβδομήντα δύο ωρών.
Αν το check-in είναι ψηφιακό, πρέπει να το πείτε στον επισκέπτη
Υπάρχει μια υποχρέωση που σχεδόν κανείς δεν γνωρίζει, και ισχύει ακριβώς για το online check-in. &Όταν οι εργασίες γίνονται με συσκευές ικανές να λαμβάνουν και να διατηρούν ψηφιακό αντίγραφο του εγγράφου, ο Garante ζητά να διευκρινίζεται στον επισκέπτη ότι το κατάλυμα δεν θα αρχειοθετήσει αυτές τις εικόνες.
Δεν αρκεί λοιπόν να μην τις κρατάτε: πρέπει να το λέτε κιόλας, καθαρά, τη στιγμή που τα ζητάτε. Μαζί με μια εξίσου καθαρή παρουσίαση της λογικής και του τρόπου με τον οποίο συλλέγονται και χρησιμοποιούνται αυτά τα δεδομένα.
Η πρόωρη συλλογή δεν αντικαθιστά την ταυτοποίηση
Προσοχή σε μια παρεξήγηση που κοστίζει ακριβά. Το online check-in προλαμβάνει τη συλλογή των δεδομένων, όχι την ταυτοποίηση. Ο επισκέπτης πρέπει να ταυτοποιείται όταν φτάνει, αυτοπροσώπως ή με σύνδεση βίντεο: το κουτί με τον κωδικό, από μόνο του, δεν αρκεί.
Οι δύο στιγμές είναι διακριτές και εξυπηρετούν διαφορετικά πράγματα. Πριν συλλέγετε τα δεδομένα, με την ησυχία σας και χωρίς λάθη αντιγραφής. Κατά την άφιξη κοιτάτε το έγγραφο και επαληθεύετε ότι μπροστά σας είναι αυτό το πρόσωπο. Το πρώτο μπορεί να αυτοματοποιηθεί, το δεύτερο όχι.
Πώς το λύνει το Chilloso
Μετά την κράτηση ο επισκέπτης λαμβάνει δικό του σύνδεσμο, στη γλώσσα του. Ανεβάζει τα έγγραφα από εκεί, όποτε τον βολεύει: στο αεροδρόμιο, το προηγούμενο βράδυ, όχι στις έντεκα μπροστά στην καγκελόπορτα.
Η εικόνα εξυπηρετεί ένα μόνο πράγμα: να διαβαστούν τα δεδομένα. Το Chilloso την διαβάζει, συμπληρώνει το δελτίο, και μόλις η γνωστοποίηση στην αστυνομία φύγει, η εικόνα διαγράφεται από τα συστήματά μας. Καμία διέλευση από εφαρμογές μηνυμάτων, κανένα αντίγραφο που μένει τριγύρω. Και στον επισκέπτη, στη σελίδα μεταφόρτωσης, γράφεται ότι η εικόνα δεν αρχειοθετείται.
Εσείς το βράδυ της άφιξης δεν αντιγράφετε τίποτα: κοιτάτε το έγγραφο, ελέγχετε ότι είναι το σωστό πρόσωπο, και τελειώσατε. Το μακρύ κομμάτι έχει ήδη γίνει. Και το αποδεικτικό της αστυνομίας καταλήγει στο αρχείο του σπιτιού σας χωρίς να χρειάζεται να το κατεβάσετε.
Χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες;