Check-in online: recoger los datos antes de la llegada sin guardar los documentos
Actualizado el 14.09.2026
La tarde de la llegada es el peor momento para recoger datos. El huésped ha conducido tres horas, está cansado y quiere entrar. Y a ti te hacen falta once informaciones de quien rellena la ficha — y siete de cada uno de los demás — porque en veinticuatro horas tienen que estar en la Questura, y en seis si se queda una sola noche. Hacerlo en la puerta significa copiar a mano delante de alguien que espera. Pedirlos antes por WhatsApp resuelve la tarde y abre otra cosa: esa foto ya no vuelve.
- Once datos para quien firma, siete para los demás
- Veinticuatro horas — o seis, si es una sola noche
- Por qué WhatsApp no es la solución
- La obligación es comunicar, no conservar
- Si el check-in es digital, tienes que decírselo al huésped
- Recoger antes no sustituye al mirar a la cara
- Cómo lo resuelve Chilloso
- Preguntas frecuentes
Once datos para quien firma, siete para los demás
El anexo técnico al decreto enumera lo que tienes que transmitir, y no es lo mismo para todos. Para las familias y los grupos guiados la norma aligera: basta con que rellene uno de los cónyuges, indicando al otro y a los hijos menores, o el jefe de grupo, que enumera a los demás componentes.
| Dato | Quien rellena | Familia y grupo |
|---|---|---|
| Fecha de llegada | sí | — |
| Número de noches de estancia | sí | sí |
| Apellidos y nombre | sí | sí |
| Sexo | sí | sí |
| Fecha de nacimiento | sí | sí |
| Lugar de nacimiento | sí | sí |
| Nacionalidad | sí | sí |
| Tipo de documento | sí | — |
| Número del documento | sí | — |
| Lugar de expedición | sí | — |
El lugar de nacimiento y el de expedición se indican con municipio y provincia si están en Italia, y con el Estado si están en el extranjero. Para los componentes de un núcleo familiar o de un grupo, los datos del documento no se transmiten en absoluto.
Una familia de cuatro personas no son cuarenta y cuatro datos: son once para quien rellena y siete para cada uno de los otros tres, treinta y dos en total. Siguen siendo demasiados para copiarlos a mano en la mesa de la cocina, a las once de la noche. Cuatro amigos, en cambio, son cuatro fichas completas: cuarenta y cuatro.
Veinticuatro horas — o seis, si es una sola noche
El plazo ordinario lo fija el artículo 109 del texto único de las leyes de seguridad pública: la comunicación debe hacerse dentro de las veinticuatro horas siguientes a la llegada. Pero hay un caso en que el tiempo se reduce a la cuarta parte, y afecta justamente al alquiler de corta duración: para las estancias que no superen las veinticuatro horas la comunicación debe hacerse dentro de las seis horas siguientes a la llegada. Así lo dispone el decreto de 7 de enero de 2013 en la versión modificada por el decreto de 16 de septiembre de 2021, en vigor desde el 12 de enero de 2022.
Haz la cuenta sobre una sola noche. El huésped llega el sábado a las once de la noche y se marcha a la mañana siguiente: el plazo vence a las cinco de la madrugada. Si ya tienes los datos, la comunicación sale antes de que te vayas a dormir. Si aún tienes que copiarlos del documento, o trabajas al amanecer o ya estás fuera de plazo.
Por eso recoger los datos antes no es comodidad: es margen.
Por qué WhatsApp no es la solución
Es el atajo más extendido, y es aquel sobre el que el Garante italiano se pronunció por su nombre. En la nota a las asociaciones del sector del 29 de abril de 2026 la Autoridad indica recoger los datos de los documentos sin hacer fotos con dispositivos móviles y sin recurrir a servicios de mensajería instantánea, citando WhatsApp expresamente.
El motivo no es formal. Una copia enviada por chat se queda en el teléfono del huésped, en el tuyo, en las copias de seguridad y en los servidores del servicio de mensajería. Ya no la controlas, y no puedes borrarla de donde ha ido a parar.
El Garante escribe que ha intervenido ahora precisamente porque han aumentado los casos de violación de datos con exfiltración de grandes cantidades de copias de documentos procedentes de establecimientos de alojamiento. No es un riesgo teórico: es el motivo declarado de la nota.
La obligación es comunicar, no conservar
Este es el punto que da la vuelta a la costumbre de muchos. La obligación del artículo 109 se refiere a la comunicación de los datos a la autoridad, y no conlleva la necesidad de conservarlos en el establecimiento: la conservación durante cinco años se produce en los sistemas del Ministerio del Interior, no en tu ordenador.
Las únicas copias admitidas son las meramente instrumentales a la introducción de los datos en Alloggiati Web, hasta la emisión del recibo de aceptación. Después de ese momento la copia digital debe borrarse y la de papel destruirse. Lo dice el propio decreto, en el artículo 4-bis apartado 2: borrado y destrucción en cuanto el sistema haya generado el recibo — que en cambio debe conservarse cinco años.
Una carpeta llena de pasaportes escaneados no te protege en una inspección: la prueba del cumplimiento es el recibo, no la imagen. Ese archivo es solo exposición. Y si acaba donde no debe, se activa la notificación al Garante sin dilación indebida y, de ser posible, en setenta y dos horas.
Si el check-in es digital, tienes que decírselo al huésped
Hay una obligación que casi nadie conoce, y vale precisamente para el check-in online. Cuando las operaciones se realizan con dispositivos capaces de adquirir y conservar copia digital del documento, el Garante pide aclarar al huésped que el establecimiento no archivará esas imágenes.
No basta, por tanto, con no conservarlas: hay que decirlo también, con claridad, en el momento en que se las pides. Junto con una representación igual de clara de la lógica y las modalidades con que esos datos se recogen y se utilizan.
Recoger antes no sustituye al mirar a la cara
Cuidado con un equívoco que sale caro. El check-in online adelanta la recogida de los datos, no la identificación. Al huésped hay que identificarlo cuando llega, en persona o por videollamada: la caja de llaves con el código, por sí sola, no basta.
Los dos momentos son distintos y sirven para cosas distintas. Antes recoges los datos, con calma y sin errores de transcripción. A la llegada miras el documento y compruebas que delante de ti está esa persona. Lo primero se puede automatizar, lo segundo no.
Cómo lo resuelve Chilloso
Después de la reserva el huésped recibe un enlace suyo, en su idioma. Sube los documentos desde ahí, cuando le venga bien: en el aeropuerto, la tarde anterior, no a las once delante de la verja.
La imagen sirve para una sola cosa: leer los datos. Chilloso la lee, rellena la ficha, y en cuanto la comunicación a la Questura ha salido la imagen se borra de nuestros sistemas. Ningún paso por aplicaciones de mensajería, ninguna copia que se quede por ahí. Y al huésped, en la página de carga, se le dice por escrito que la imagen no se archiva.
Tú, la tarde de la llegada, no copias nada: miras el documento, compruebas que es la persona correcta, y has terminado. La parte larga ya está hecha. Y el recibo de la Questura acaba en el archivo de tu casa sin que tengas que descargarlo.
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