Conservar la documentación: cuánto tiempo y qué hay que borrar en cambio
Actualizado el 14.09.2026
Quien alquila da por hecho que conservar es siempre la opción prudente: ante la duda, lo guardo todo. Con los recibos es cierto. Con los documentos de tus huéspedes es al revés, y lo dice una norma: esos datos hay que borrarlos, no archivarlos. Aquí tienes qué guardar y durante cuánto tiempo.
- El recibo de la Questura: cinco años, treinta días para descargarlo
- Lo que en cambio estás obligado a borrar
- SPOT: ningún plazo escrito, pero los registros tienen que estar
- Las facturas: diez años, pero no para todos
- Hasta cuándo puede volver Hacienda
- Las facturas electrónicas pasadas por el SdI
- Cómo guardarlas: formato, orden, copias
- Cómo lo resuelve Chilloso
- Preguntas frecuentes
El recibo de la Questura: cinco años, treinta días para descargarlo
Enviar los partes es la mitad del trabajo. La prueba es el recibo digital que el portal genera después, y el decreto le da una función precisa: vale como acreditación de haber cumplido. El plazo de conservación es de cinco años, en formato digital. Imprimirlo no sirve.
El punto donde tropieza casi todo el mundo es otro. En el portal el recibo se puede descargar durante un máximo de treinta días desde su emisión. Pasados esos días desaparece de la pantalla. Si no lo cogiste a tiempo, en una inspección te falta justo el documento que el decreto señala como prueba.
Treinta días no son un consejo de prudencia: son el límite del portal. La Policía del Estado lo escribe en sus propias FAQ y añade una sola recomendación, descargar dentro del plazo previsto. Después no se reemite nada.
Lo que en cambio estás obligado a borrar
Esta es la parte que falta en casi todas las guías. El mismo artículo que impone los cinco años al recibo obliga al titular a borrar los datos digitales transmitidos y a destruir la eventual lista en papel, en cuanto el sistema ha generado el recibo.
El archivo de los documentos de tus huéspedes no es, por tanto, material que se guarda por precaución: es material que hay que eliminar en cuanto tienes el recibo en la mano. Lo que queda, y queda cinco años, es el recibo. No los datos personales, no los escaneos de los DNI, no las fotos llegadas por chat.
Una carpeta llena de documentos escaneados no te protege en una inspección: la prueba es el recibo, no la copia del pasaporte. Solo te expone, ante la Questura y ante la autoridad de protección de datos.
SPOT: ningún plazo escrito, pero los registros tienen que estar
Para los documentos mensuales de SPOT la ley regional no fija un plazo de conservación. No lo dice, y no tiene sentido inventarlo. Sí dice dos cosas que cuentan.
La primera: entre las sanciones sobre la transmisión de los flujos turísticos hay una para el caso de que la comunicación mensual resulte, en su contenido, distinta de los datos que se deducen de los registros del establecimiento. La norma da por supuesto que esos registros existen y que puedes consultarlos.
La segunda: el procedimiento sancionador sigue la ley de sanciones administrativas, que fija en cinco años desde el día de la infracción la prescripción del derecho a recaudar. Cinco años, pues, no porque una norma de conservación lo imponga, sino porque hasta entonces todavía pueden pedirte cuentas.
Las facturas: diez años, pero no para todos
El Código civil impone diez años para los libros contables, contados desde la fecha del último asiento; durante el mismo periodo hay que conservar las facturas recibidas y las copias de las emitidas. Ojo al punto de partida: es el último asiento, no la fecha de la factura concreta.
Esa norma, sin embargo, no afecta a cualquiera. Se dirige al empresario que ejerce una actividad comercial, y el mismo código excluye expresamente a los pequeños empresarios. Quien alquila de forma no empresarial no entra ahí.
Eso no significa que pueda tirarlo todo al cabo de un año: significa que su reloj no es el Código civil, sino el plazo en el que Hacienda todavía puede pedirle cuentas. Y la regla vale para todo lo que gira en torno a la casa: comisiones de Booking y Airbnb, fontanero, empresa de limpieza, jardinero, cuba de agua, asesor. Son las partidas que reducen la base imponible, y justo de ellas te van a pedir la prueba.
Si alquilas de forma empresarial: diez años, y es una obligación. Si alquilas como particular: ninguna obligación civil de diez años, pero conservar hasta que cierren los plazos fiscales sigue siendo el único modo de tener con qué defenderte.
Hasta cuándo puede volver Hacienda
Las liquidaciones del impuesto sobre la renta deben notificarse, so pena de caducidad, antes del 31 de diciembre del quinto año siguiente a aquel en que se presentó la declaración. Si la declaración se omitió o es nula, antes del 31 de diciembre del séptimo año siguiente a aquel en que debería haberse presentado.
Haz la cuenta sobre tu caso y no sobre cinco años redondos: una factura de 2026 entra en la declaración presentada en 2027 y sigue siendo comprobable hasta finales de 2032. Son más de seis años desde la factura.
Y hay una regla que alarga todavía más: los libros contables obligatorios deben conservarse hasta que se cierren las comprobaciones del periodo impositivo correspondiente, incluso más allá del plazo del Código civil. Con un contencioso abierto, los diez años no son un techo.
| Documento | Cuánto tiempo | En qué se basa |
|---|---|---|
| Recibo de Alloggiati Web | 5 años desde la emisión | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Datos y documentos de los huéspedes | a borrar en cuanto exista el recibo | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Documentos mensuales de SPOT | sin plazo escrito; 5 años mientras seas sancionable | L.R. Puglia 49/2017, arts. 10 y 11; art. 28 l. 689/1981 |
| Facturas, actividad empresarial | 10 años desde el último asiento | Art. 2220 Código civil |
| Facturas, alquiler no empresarial | hasta el 31.12 del 5.º año tras la declaración | Art. 43 D.P.R. 600/1973 |
| Libros con comprobación abierta | hasta su cierre, incluso más allá de 10 años | Art. 22 D.P.R. 600/1973 |
Las facturas electrónicas pasadas por el SdI
Para las facturas electrónicas que han pasado por el Sistema de Intercambio hay una norma que casi nadie cita: las obligaciones de conservación se entienden cumplidas para todas las facturas electrónicas y los documentos informáticos transmitidos por el SdI y memorizados por la Agencia Tributaria.
Traducido: con esos documentos no estás solo. Tener tus propias copias a mano sigue siendo la opción práctica —en una inspección el documento lo necesitas al momento— pero el miedo al disco roto es otra cosa.
Cómo guardarlas: formato, orden, copias
Con lo digital basta. El Código civil admite expresamente la conservación en soportes de imagen, siempre que las grabaciones correspondan a los documentos y puedan hacerse legibles en cualquier momento. El formato no es el problema: el problema es volver a encontrarlas.
- Cada documento está con la casa a la que pertenece, no en una carpeta general del ordenador.
- El nombre del archivo dice fecha y asunto, no IMG_4471.
- Hay al menos dos copias en sitios distintos: un archivo que vive en un solo disco es un archivo con fecha de caducidad.
Cómo lo resuelve Chilloso
Los recibos de la Questura y los documentos de SPOT están en la carpeta de la casa a la que pertenecen, ordenados por fecha. De los treinta días no tienes que acordarte tú.
Los documentos de identidad se quedan dentro de Chilloso: es el propio huésped quien los sube desde el enlace de check-in, y se borran de nuestros sistemas en cuanto la comunicación a la Questura ha salido bien.
Por eso al huésped le decimos que no los mande por WhatsApp: desde ahí sus datos salen del sistema cerrado y acaban en servidores de terceros, y ya nadie puede decir quién los guarda, dónde y por cuánto tiempo. El enlace de check-in es el único camino en el que puedes responder de lo que pasa con sus documentos.
¿Necesitas más información?