Documentos de identidad de los huéspedes: qué puedes guardar y qué debes borrar
Actualizado el 14.09.2026
Casi todo el mundo lo hace: se le pide al huésped la foto del documento por WhatsApp, o se le fotografía a la llegada, y esa foto se queda en el teléfono. El 29 de abril de 2026 la autoridad italiana de protección de datos escribió a las asociaciones del sector que la obligación legal se refiere a la comunicación de los datos, no a su conservación. La distinción es sutil y cambia lo que haces cada día.
- Hay una sola obligación: identificar y comunicar
- Qué datos hacen falta de verdad: once campos, siete para quien viaja contigo
- Hasta cuándo puedes tener la imagen
- La foto con el móvil y el chat
- Qué tienes que decirle al huésped
- Los proveedores: el contrato que se te pide
- Si los datos salen: setenta y dos horas
- Cómo lo resuelve Chilloso
- Preguntas frecuentes
Hay una sola obligación: identificar y comunicar
El art. 109 del T.U.L.P.S. te obliga a alojar solo a personas con un documento idóneo y a transmitir sus datos identificativos a la autoridad de seguridad pública. La base jurídica del tratamiento es la obligación legal del art. 6, apdo. 1, letra c) del Reglamento (UE) 2016/679.
Aquí es donde la autoridad pone el dedo: esa obligación se refiere a la comunicación de los datos y no conlleva la necesidad de conservarlos en el establecimiento, porque la conservación durante cinco años se hace en los sistemas del Ministerio del Interior. Los cinco años no los haces tú en tu teléfono.
Identificar y conservar son dos cosas distintas, y la ley solo te pide una. Lo que guardas cinco años es el recibo del portal, no el documento del huésped.
Qué datos hacen falta de verdad: once campos, siete para quien viaja contigo
El anexo técnico del decreto enumera los datos a transmitir, y son once: fecha de llegada, número de días de estancia, apellido, nombre, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, tipo de documento, número de documento, lugar de expedición.
Y aquí llega el punto que casi nadie conoce y que te ahorra la mitad del trabajo. Para los núcleos familiares basta con que rellene uno de los cónyuges, indicando al otro cónyuge y a los hijos menores; para los grupos guiados basta el jefe de grupo, que enumera a los demás componentes. Y para esos componentes los datos exigidos son siete: días de estancia, apellido, nombre, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad.
Tipo de documento, número y lugar de expedición no aparecen. Para la mujer, para los hijos menores, para el resto del grupo el documento no te hace falta: te hacen falta sus datos personales, que te da el cabeza de familia o el jefe de grupo.
| Quién | Cuántos datos | ¿Hace falta el documento? |
|---|---|---|
| Huésped individual | los 11 campos | sí |
| Uno de los cónyuges que rellena por el núcleo | los 11 campos | sí |
| El otro cónyuge y los hijos menores | 7 campos | no |
| Jefe de un grupo guiado | los 11 campos | sí |
| Los demás componentes del grupo | 7 campos | no |
Hasta cuándo puedes tener la imagen
La autoridad no dice que no puedas tener nunca una copia en la mano. Dice que las únicas copias admitidas son las meramente instrumentales a la introducción de los datos en el sistema Alloggiati Web, hasta la emisión del recibo de aceptación. Después, la copia digital debe borrarse y la de papel destruirse, si aún se conserva.
La misma regla está en el decreto, no solo en la nota: los titulares están obligados a borrar los datos digitales transmitidos y a destruir la copia en papel de las listas en cuanto el sistema ha generado el recibo, que debe conservarse cinco años.
Una carpeta llena de pasaportes escaneados no te protege en una inspección: la prueba del cumplimiento es el recibo. El archivo de imágenes es solo exposición, ante la Questura y ante la autoridad de protección de datos.
La foto con el móvil y el chat
Entre las indicaciones de la nota hay una línea que llama a las prácticas por su nombre: recoger los datos de los documentos sin hacer fotos con dispositivos móviles y sin recurrir a servicios de mensajería instantánea, WhatsApp citado expresamente, o en todo caso evitando modalidades que no reúnan las características adecuadas para cumplir la normativa.
Por qué la autoridad ha intervenido ahora lo escribe ella misma: en los últimos meses han aumentado las violaciones de datos con exfiltración de grandes cantidades de copias de documentos procedentes de establecimientos de alojamiento. Un archivo de pasaportes en un teléfono o en una nube es exactamente el botín que hace falta para una suplantación de identidad.
Y hay un detalle que vale la pena conocer: la nota remite a un caso de 2025 sobre establecimientos que usaban escáneres capaces de capturar y conservar copia en imagen de los documentos en el check-in. La instrucción, escribe la autoridad, sigue abierta.
Qué tienes que decirle al huésped
La nota no se queda en la prohibición: enumera cuatro cosas que hacer. Una afecta al personal, al que hay que dar instrucciones precisas sobre la prohibición de hacer o retener copias después de las comunicaciones legales. Otra afecta directamente a tu huésped.
Tienes que explicarle con claridad cómo se recogen y se usan los datos del documento. Y si el check-in se hace con dispositivos capaces de capturar una copia digital, hay que aclararle que el establecimiento no archivará las imágenes. No es una cortesía: es una de las indicaciones de la autoridad.
Los proveedores: el contrato que se te pide
La tercera indicación es la que casi ninguna guía recoge, y afecta a quien te da el software. La nota pide regular, conforme al art. 28 del Reglamento, las relaciones con los proveedores de los servicios de gestión de reservas y con los usados para la adquisición de los datos de los documentos de identidad.
Con especial atención, añade, a las modalidades de tratamiento de estos últimos y a la definición de vías eficaces de comunicación en caso de violación de datos. En la práctica: el programa que lee los documentos de tus huéspedes es un encargado del tratamiento, y entre tú y él hace falta un contrato que diga qué hace con esos datos y cómo te avisa si algo sale mal.
Si los datos salen: setenta y dos horas
Si las imágenes de los documentos de tus clientes acaban donde no deben, procede la notificación a la autoridad sin dilación indebida y, de ser posible, en setenta y dos horas desde que tienes conocimiento, conforme al art. 33 del Reglamento. En los casos más graves hay que informar también al huésped, conforme al art. 34.
La forma más simple de no verse nunca en esa situación es no tener el archivo: lo que no está no puede salir.
Cómo lo resuelve Chilloso
La imagen sirve para una sola cosa: leer los datos. Chilloso la lee y rellena el parte, y el documento se te queda delante hasta que el parte está completo — si falta un dato lo ves enseguida y no tienes que perseguir al huésped. En cuanto la comunicación a la Questura ha salido bien, la imagen se borra de nuestros sistemas. Lo que queda es el recibo.
Los datos y las imágenes se quedan dentro de la Unión Europea. No salen de nuestros sistemas ni acaban en servidores fuera de la Unión.
Es el propio huésped quien sube los documentos desde el enlace de check-in de tu casa: la imagen va de él a nosotros, se lee y desaparece. Por eso le decimos que no los mande por WhatsApp. Desde ahí sus datos salen del sistema cerrado y acaban en servidores de terceros, y ya nadie puede decir quién los guarda, dónde y por cuánto tiempo. Esa copia no la controlamos ni nosotros ni tú — y es exactamente la práctica que la autoridad desaconseja.
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