Check-in en ligne : recueillir les données avant l’arrivée sans conserver les documents
Mis à jour le 14.09.2026
Le soir de l’arrivée est le pire moment pour recueillir des données. Le voyageur a conduit trois heures, il est fatigué, il veut entrer. Et il vous faut onze informations pour celui qui remplit la fiche — et sept pour chacun des autres — car sous vingt-quatre heures elles doivent être à la Questure, et sous six s’il ne reste qu’une nuit. Le faire sur le pas de la porte, c’est recopier à la main devant quelqu’un qui attend. Les demander avant par WhatsApp règle la soirée et en ouvre une autre : cette photo ne revient jamais.
- Onze informations pour le signataire, sept pour les autres
- Vingt-quatre heures — ou six, pour une seule nuit
- Pourquoi WhatsApp n’est pas la solution
- L’obligation est de communiquer, non de conserver
- Si le check-in est numérique, vous devez le dire au voyageur
- Recueillir avant ne remplace pas le regarder en face
- Comment Chilloso le résout
- Questions fréquentes
Onze informations pour le signataire, sept pour les autres
L’annexe technique au décret énumère ce que vous devez transmettre, et ce n’est pas la même chose pour tous. Pour les familles et les groupes accompagnés, la règle s’allège : il suffit que l’un des conjoints remplisse la fiche en indiquant l’autre conjoint et les enfants mineurs, ou que le chef de groupe le fasse en énumérant les autres membres.
| Information | Celui qui remplit | Famille et groupe |
|---|---|---|
| Date d’arrivée | oui | — |
| Nombre de nuits de séjour | oui | oui |
| Nom et prénom | oui | oui |
| Sexe | oui | oui |
| Date de naissance | oui | oui |
| Lieu de naissance | oui | oui |
| Nationalité | oui | oui |
| Type de document | oui | — |
| Numéro du document | oui | — |
| Lieu de délivrance | oui | — |
Le lieu de naissance et le lieu de délivrance s’indiquent par commune et province s’ils sont en Italie, par l’État s’ils sont à l’étranger. Pour les membres d’une famille ou d’un groupe, les éléments du document ne se transmettent pas du tout.
Une famille de quatre personnes, ce ne sont pas quarante-quatre données : ce sont onze pour celui qui remplit et sept pour chacun des trois autres, trente-deux en tout. Cela reste bien trop pour les recopier à la main sur la table de la cuisine, à onze heures du soir. Quatre amis, en revanche, ce sont quatre fiches complètes : quarante-quatre.
Vingt-quatre heures — ou six, pour une seule nuit
Le délai ordinaire est fixé par l’article 109 du texte unique des lois de sécurité publique : la communication doit être faite dans les vingt-quatre heures qui suivent l’arrivée. Mais il existe un cas où le temps se réduit au quart, et il concerne précisément la location de courte durée : pour les séjours n’excédant pas vingt-quatre heures, la communication doit être faite dans les six heures suivant l’arrivée. Ainsi en dispose le décret du 7 janvier 2013 dans sa version modifiée par le décret du 16 septembre 2021, en vigueur depuis le 12 janvier 2022.
Faites le compte sur une seule nuit. Le voyageur arrive le samedi à onze heures du soir et repart le lendemain matin : le délai expire à cinq heures. Si vous avez déjà les données, la communication part avant que vous alliez vous coucher. S’il vous faut encore les recopier sur le document, ou vous travaillez à l’aube, ou vous êtes déjà hors délai.
Voilà pourquoi recueillir les données avant n’est pas du confort : c’est de la marge.
Pourquoi WhatsApp n’est pas la solution
C’est le raccourci le plus répandu, et c’est celui que le Garante a visé nommément. Dans sa note aux organisations professionnelles du 29 avril 2026, l’Autorité indique de recueillir les données des documents sans prendre de photos avec des appareils mobiles et sans recourir aux services de messagerie instantanée, en citant WhatsApp expressément.
La raison n’est pas formelle. Une copie envoyée par messagerie reste sur le téléphone du voyageur, sur le vôtre, dans les sauvegardes et sur les serveurs du service. Vous ne la maîtrisez plus, et vous ne pouvez pas l’effacer là où elle a atterri.
Le Garante écrit être intervenu maintenant précisément parce que les violations de données se sont multipliées, avec exfiltration de grandes quantités de copies de documents provenant d’établissements d’hébergement. Ce n’est pas un risque théorique : c’est le motif déclaré de la note.
L’obligation est de communiquer, non de conserver
C’est le point qui renverse l’habitude de beaucoup. L’obligation de l’article 109 porte sur la communication des données à l’autorité, et n’implique pas la nécessité de les conserver dans l’établissement : la conservation pendant cinq ans a lieu sur les systèmes du ministère de l’Intérieur, non sur votre ordinateur.
Les seules copies admises sont celles strictement instrumentales à la saisie des données dans Alloggiati Web, jusqu’à la délivrance du reçu d’acceptation. Passé ce moment, la copie numérique doit être effacée et la copie papier détruite. Le décret le dit lui-même, à l’article 4-bis alinéa 2 : effacement et destruction dès que le système a généré le reçu — lequel doit en revanche être conservé cinq ans.
Un dossier de passeports scannés ne vous protège pas lors d’un contrôle : la preuve de l’accomplissement, c’est le reçu, pas l’image. Cette archive n’est qu’une exposition. Et si elle finit là où elle ne doit pas, la notification au Garante s’impose sans retard injustifié et, si possible, dans les soixante-douze heures.
Si le check-in est numérique, vous devez le dire au voyageur
Il existe une obligation que presque personne ne connaît, et elle vaut précisément pour le check-in en ligne. Lorsque les opérations se déroulent avec des dispositifs capables d’acquérir et de conserver une copie numérique du document, le Garante demande de préciser au voyageur que l’établissement n’archivera pas ces images.
Il ne suffit donc pas de ne pas les conserver : il faut aussi le dire, clairement, au moment où vous les demandez. Avec une présentation tout aussi claire de la logique et des modalités de collecte et d’utilisation de ces données.
Recueillir avant ne remplace pas le regarder en face
Attention à un malentendu qui coûte cher. Le check-in en ligne anticipe la collecte des données, non l’identification. Le voyageur doit être identifié à son arrivée, en personne ou par liaison vidéo : la boîte à clés avec un code ne suffit pas à elle seule.
Les deux moments sont distincts et servent à des choses différentes. Avant, vous recueillez les données, au calme et sans erreur de transcription. À l’arrivée, vous regardez le document et vérifiez que la personne devant vous est bien celle-là. Le premier peut s’automatiser, le second non.
Comment Chilloso le résout
Après la réservation, le voyageur reçoit un lien qui lui est propre, dans sa langue. Il y dépose ses documents quand cela l’arrange : à l’aéroport, la veille au soir, pas à onze heures devant le portail.
L’image ne sert qu’à une chose : lire les données. Chilloso la lit, remplit la fiche, et dès que la communication à la Questure est partie, l’image est effacée de nos systèmes. Aucun passage par une messagerie, aucune copie qui traîne. Et la page de dépôt indique au voyageur, par écrit, que l’image n’est pas archivée.
Le soir de l’arrivée, vous ne recopiez rien : vous regardez le document, vérifiez que c’est la bonne personne, et c’est fini. La partie longue est déjà faite. Et le reçu de la Questure arrive dans les archives de votre maison sans que vous ayez à le télécharger.
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