Conserver ses documents : combien de temps, et ce qu'il faut effacer à la place
Mis à jour le 14.09.2026
Quand on loue, on tient pour acquis que conserver est toujours le choix prudent : dans le doute, je garde tout. Pour les récépissés, c'est vrai. Pour les pièces d'identité de tes hôtes, c'est l'inverse, et une norme le dit : ces données doivent être effacées, pas archivées. Voici ce qu'il faut garder, et combien de temps.
- Le récépissé de la Questura : cinq ans, trente jours pour le prendre
- Ce que tu es au contraire obligé d'effacer
- SPOT : aucun délai écrit, mais les registres doivent exister
- Les factures : dix ans, mais pas pour tout le monde
- Jusqu'où le fisc peut remonter
- Les factures électroniques passées par le SdI
- Comment les garder : format, ordre, copies
- Comment Chilloso le résout
- Questions fréquentes
Le récépissé de la Questura : cinq ans, trente jours pour le prendre
Envoyer les fiches, c'est la moitié du travail. La preuve, c'est le récépissé numérique que le portail produit ensuite, et le décret lui donne une fonction précise : il vaut attestation de l'accomplissement de l'obligation. La durée de conservation est de cinq ans, au format numérique. L'imprimer ne sert à rien.
Le point où presque tout le monde trébuche est ailleurs. Sur le portail, le récépissé reste téléchargeable trente jours au maximum à compter de son émission. Passé ce délai, il disparaît de l'écran. Si tu ne l'as pas pris à temps, un contrôle te trouve sans le document même que le décret désigne comme preuve.
Trente jours, ce n'est pas un conseil de prudence : c'est la limite du portail. La Police d'État l'écrit dans ses propres FAQ et n'ajoute qu'une recommandation : télécharger dans les délais prévus. Rien n'est réédité ensuite.
Ce que tu es au contraire obligé d'effacer
C'est la partie qui manque dans presque tous les guides. Le même article qui impose cinq ans pour le récépissé oblige le loueur à effacer les données numériques transmises et à détruire l'éventuelle liste papier, dès que le système a généré le récépissé.
L'archive des documents de tes hôtes n'est donc pas une matière à garder par précaution : c'est une matière à supprimer dès que tu as le récépissé en main. Ce qui reste, et pour cinq ans, c'est le récépissé. Pas l'état civil, pas les scans des cartes d'identité, pas les photos arrivées par messagerie.
Un dossier plein de documents scannés ne te protège pas lors d'un contrôle : la preuve, c'est le récépissé, pas la copie du passeport. Cela ne fait que t'exposer, devant la Questura et devant l'autorité de protection des données.
SPOT : aucun délai écrit, mais les registres doivent exister
Pour les documents mensuels de SPOT, la loi régionale ne fixe aucun délai de conservation. Elle ne le dit pas, et il n'y a aucun sens à en inventer un. Elle dit en revanche deux choses qui comptent.
D'abord : parmi les sanctions sur la transmission des flux touristiques, il en existe une pour le cas où la déclaration mensuelle se révèle, dans son contenu, différente des données tirées des registres de l'établissement. La norme tient pour acquis que ces registres existent et que tu peux les consulter.
Ensuite : la procédure de sanction suit la loi sur les sanctions administratives, qui fixe à cinq ans à compter du jour de l'infraction la prescription du droit de recouvrer. Cinq ans, donc, non parce qu'une règle de conservation l'impose, mais parce que jusque-là tu peux encore être appelé à répondre.
Les factures : dix ans, mais pas pour tout le monde
Le Code civil impose dix ans pour les écritures comptables, à compter de la date de la dernière inscription ; pour la même durée, il faut conserver les factures reçues et les copies de celles émises. Attention au point de départ : c'est la dernière inscription, pas la date de la facture isolée.
Cette norme ne concerne cependant pas tout le monde. Elle s'adresse à l'entrepreneur exerçant une activité commerciale, et le même code exclut expressément les petits entrepreneurs. Celui qui loue à titre non professionnel n'y entre pas.
Cela ne veut pas dire qu'il peut tout jeter au bout d'un an : cela veut dire que son horloge n'est pas le Code civil, mais le délai pendant lequel le fisc peut encore lui demander des comptes. La règle vaut pour tout ce qui gravite autour de la maison : commissions de Booking et d'Airbnb, plombier, société de ménage, jardinier, camion-citerne, comptable. Ce sont les postes qui réduisent la base imposable, et c'est précisément d'eux qu'on te demandera la preuve.
Si tu loues à titre professionnel : dix ans, et c'est une obligation. Si tu loues en particulier : pas d'obligation civile de dix ans, mais conserver jusqu'à la clôture des délais fiscaux reste le seul moyen d'avoir de quoi te défendre.
Jusqu'où le fisc peut remonter
Les avis d'imposition sur les revenus doivent être notifiés, sous peine de déchéance, au plus tard le 31 décembre de la cinquième année suivant celle du dépôt de la déclaration. En cas de déclaration omise ou nulle, le 31 décembre de la septième année suivant celle où elle aurait dû être déposée.
Fais le calcul sur ton propre cas et non sur cinq ans ronds : une facture de 2026 entre dans la déclaration déposée en 2027 et reste contrôlable jusqu'à fin 2032. Cela fait plus de six ans à compter de la facture.
Et une règle allonge encore : les écritures comptables obligatoires doivent être conservées jusqu'à ce que les contrôles de la période d'imposition correspondante soient clos, même au-delà du délai du Code civil. Avec un contentieux ouvert, dix ans ne sont pas un plafond.
| Document | Combien de temps | Sur quoi cela repose |
|---|---|---|
| Récépissé d'Alloggiati Web | 5 ans à compter de l'émission | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Données et documents des hôtes | à effacer dès que le récépissé existe | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Documents mensuels de SPOT | aucun délai écrit ; 5 ans tant que tu es contestable | L.R. Puglia 49/2017, art. 10 et 11 ; art. 28 l. 689/1981 |
| Factures, activité professionnelle | 10 ans à compter de la dernière inscription | Art. 2220 Code civil |
| Factures, location non professionnelle | jusqu'au 31.12 de la 5e année après la déclaration | Art. 43 D.P.R. 600/1973 |
| Écritures avec contrôle ouvert | jusqu'à la clôture, même au-delà de 10 ans | Art. 22 D.P.R. 600/1973 |
Les factures électroniques passées par le SdI
Pour les factures électroniques passées par le Système d'échange, il existe une norme que presque personne ne cite : les obligations de conservation sont réputées satisfaites pour toutes les factures électroniques et les documents informatiques transmis par le SdI et mémorisés par l'administration fiscale.
Traduit : sur ces documents, tu n'es pas seul. Garder tes propres copies sous la main reste tout de même le choix pratique — lors d'un contrôle, le document te sert tout de suite — mais la peur du disque dur cassé est autre chose.
Comment les garder : format, ordre, copies
Le numérique suffit. Le Code civil admet expressément la conservation sur supports d'images, pourvu que les enregistrements correspondent aux documents et puissent être rendus lisibles à tout moment. Le format n'est pas le problème : le problème, c'est de les retrouver.
- Chaque document reste avec la maison à laquelle il appartient, pas dans un dossier général de l'ordinateur.
- Le nom du fichier indique la date et l'objet, pas IMG_4471.
- Il y a au moins deux copies dans des endroits différents : une archive qui vit sur un seul disque est une archive à durée limitée.
Comment Chilloso le résout
Les récépissés de la Questura et les documents de SPOT se trouvent dans le dossier de la maison à laquelle ils appartiennent, classés par date. Ce n'est pas à toi de penser aux trente jours.
Les pièces d'identité restent dans Chilloso : c'est l'hôte lui-même qui les charge depuis le lien de check-in, et elles sont effacées de nos systèmes dès que la communication à la Questura a abouti.
C'est pourquoi nous disons à l'hôte de ne pas les envoyer par WhatsApp : de là, ses données sortent du système fermé et atterrissent sur des serveurs tiers, et plus personne ne peut dire qui les conserve, où et combien de temps. Le lien de check-in est la seule voie sur laquelle tu puisses répondre du sort de ses documents.
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