Pièces d'identité des voyageurs : ce que tu peux garder et ce que tu dois effacer
Mis à jour le 14.09.2026
Presque tout le monde le fait : on demande au voyageur la photo de sa pièce d'identité sur WhatsApp, ou on la photographie à l'arrivée, et cette photo reste dans le téléphone. Le 29 avril 2026, l'autorité italienne de protection des données a écrit aux organisations professionnelles que l'obligation légale porte sur la transmission des données, pas sur leur conservation. La distinction est fine et change ce que tu fais tous les jours.
- Il n'y a qu'une obligation : identifier et transmettre
- Quelles données sont vraiment nécessaires : onze champs, sept pour les accompagnants
- Jusqu'à quand tu peux garder l'image
- La photo au téléphone et la messagerie
- Ce que tu dois dire au voyageur
- Les prestataires : le contrat qu'on attend de toi
- Si les données sortent : soixante-douze heures
- Comment Chilloso le résout
- Questions fréquentes
Il n'y a qu'une obligation : identifier et transmettre
L'art. 109 du T.U.L.P.S. t'oblige à n'héberger que des personnes munies d'un document d'identité adéquat et à transmettre leurs données d'identification à l'autorité de sécurité publique. La base juridique du traitement est l'obligation légale prévue à l'art. 6, par. 1, point c) du règlement (UE) 2016/679.
C'est précisément là que l'autorité met le doigt : cette obligation porte sur la communication des données et n'implique pas de les conserver dans l'établissement, car la conservation pendant cinq ans se fait sur les systèmes du ministère de l'Intérieur. Les cinq ans, ce n'est pas toi qui les fais sur ton téléphone.
Identifier et conserver sont deux choses différentes, et la loi ne t'en demande qu'une. Ce que tu gardes cinq ans, c'est le récépissé du portail, pas le document du voyageur.
Quelles données sont vraiment nécessaires : onze champs, sept pour les accompagnants
L'annexe technique du décret énumère les données à transmettre, et elles sont onze : date d'arrivée, nombre de jours de séjour, nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, type de document, numéro du document, lieu de délivrance.
Et voici le point que presque personne ne connaît et qui t'épargne la moitié du travail. Pour les familles, il suffit que l'un des conjoints remplisse la fiche en indiquant l'autre conjoint et les enfants mineurs ; pour les groupes guidés, c'est le chef de groupe qui s'en charge en énumérant les autres membres. Et pour ces membres, les données demandées sont sept : jours de séjour, nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité.
Type de document, numéro et lieu de délivrance n'y figurent pas. Pour l'épouse, pour les enfants mineurs, pour le reste du groupe, le document ne te sert pas : il te faut leur état civil, que le chef de famille ou le chef de groupe te donne.
| Qui | Combien de données | Document nécessaire ? |
|---|---|---|
| Voyageur seul | les 11 champs | oui |
| L'un des conjoints qui remplit pour la famille | les 11 champs | oui |
| L'autre conjoint et les enfants mineurs | 7 champs | non |
| Chef d'un groupe guidé | les 11 champs | oui |
| Les autres membres du groupe | 7 champs | non |
Jusqu'à quand tu peux garder l'image
L'autorité ne dit pas que tu ne peux jamais avoir une copie en main. Elle dit que les seules copies admises sont celles purement instrumentales à la saisie des données dans le système Alloggiati Web, jusqu'à la délivrance du récépissé d'acceptation. Ensuite, la copie numérique doit être effacée et la copie papier détruite, si elle est encore détenue.
La même règle figure dans le décret, pas seulement dans la note : les exploitants sont tenus d'effacer les données numériques transmises et de détruire la copie papier des listes dès que le système a généré le récépissé, lequel doit être conservé cinq ans.
Un dossier plein de passeports scannés ne te protège pas lors d'un contrôle : la preuve de l'accomplissement, c'est le récépissé. L'archive d'images n'est qu'une exposition, devant la Questura et devant l'autorité de protection des données.
La photo au téléphone et la messagerie
Parmi les indications de la note figure une ligne qui nomme les pratiques : recueillir les données des documents sans faire de photos avec des appareils mobiles et sans recourir à des services de messagerie instantanée, WhatsApp cité expressément, ou en tout cas en évitant des modalités qui ne présentent pas les caractéristiques adaptées au respect de la réglementation.
Pourquoi l'autorité est intervenue maintenant, elle l'écrit elle-même : ces derniers mois, les violations de données se sont multipliées, avec l'exfiltration de grandes quantités de copies de documents provenant d'établissements d'hébergement. Une archive de passeports sur un téléphone ou dans un nuage, c'est exactement le butin qu'il faut pour une usurpation d'identité.
Et un détail mérite d'être connu : la note renvoie à une affaire de 2025 concernant des établissements qui utilisaient des scanners capables de capturer et de conserver une copie image des documents à l'arrivée. L'instruction, écrit l'autorité, est toujours en cours.
Ce que tu dois dire au voyageur
La note ne s'arrête pas à l'interdiction : elle énumère quatre choses à faire. L'une concerne le personnel, à qui il faut donner des instructions précises sur l'interdiction de faire ou de conserver des copies après les communications légales. Une autre concerne directement ton voyageur.
Tu dois lui exposer clairement comment les données du document sont recueillies et utilisées. Et si l'enregistrement se fait avec des dispositifs capables de capturer une copie numérique, il faut lui préciser que l'établissement n'archivera pas les images. Ce n'est pas une politesse : c'est l'une des indications de l'autorité.
Les prestataires : le contrat qu'on attend de toi
La troisième indication est celle que presque aucun guide ne reprend, et elle concerne celui qui te fournit le logiciel. La note demande de régler, au sens de l'art. 28 du règlement, les rapports avec les fournisseurs des services de gestion des réservations et avec ceux utilisés pour l'acquisition des données des pièces d'identité.
Avec une attention particulière, ajoute-t-elle, aux modalités de traitement de ces dernières et à la définition de modalités efficaces de communication en cas de violation. En pratique : le logiciel qui lit les documents de tes voyageurs est un sous-traitant, et entre toi et lui il faut un contrat qui dise ce qu'il fait de ces données et comment il t'avertit si quelque chose tourne mal.
Si les données sortent : soixante-douze heures
Si les images des documents de tes clients finissent là où elles ne doivent pas, la notification à l'autorité s'impose sans retard injustifié et, si possible, dans les soixante-douze heures après en avoir pris connaissance, au sens de l'art. 33 du règlement. Dans les cas les plus graves, le voyageur doit aussi être informé, au sens de l'art. 34.
La façon la plus simple de ne jamais se retrouver dans cette situation, c'est de ne pas avoir l'archive : ce qui n'existe pas ne peut pas sortir.
Comment Chilloso le résout
L'image ne sert qu'à une chose : lire les données. Chilloso la lit et remplit la fiche, et le document reste sous tes yeux tant que la fiche n'est pas complète — s'il manque une donnée, tu le vois tout de suite et tu n'as pas à courir après le voyageur. Dès que la communication à la Questura a abouti, l'image est effacée de nos systèmes. Ce qui reste, c'est le récépissé.
Les données et les images restent à l'intérieur de l'Union européenne. Elles ne sortent pas de nos systèmes et n'atterrissent pas sur des serveurs hors de l'Union.
C'est le voyageur lui-même qui charge ses documents depuis le lien de check-in de ta maison : l'image va de lui à nous, elle est lue et elle disparaît. C'est pour cela que nous lui disons de ne pas les envoyer par WhatsApp. De là, ses données sortent du système fermé et atterrissent sur des serveurs tiers, et plus personne ne peut dire qui les conserve, où et combien de temps. Cette copie, ni nous ni toi ne la contrôlons — et c'est exactement la pratique que l'autorité déconseille.
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