Check-in online: raccogliere i dati prima dell’arrivo senza tenere i documenti
Aggiornato al 14.09.2026
La sera dell’arrivo è l’ora peggiore per raccogliere dati. L’ospite ha guidato tre ore, è stanco, vuole entrare. E a te servono undici informazioni per chi firma la schedina — e sette per ognuno degli altri — perché entro ventiquattro ore devono essere alla Questura — sei, se resta una notte sola. Farlo sul posto significa copiare a mano davanti a qualcuno che aspetta. Chiederli prima su WhatsApp risolve la serata e ne apre un’altra: quella foto non torna più indietro.
- Undici dati per chi firma, sette per gli altri
- Ventiquattro ore — o sei, se l’ospite resta una notte sola
- Perché WhatsApp non è la soluzione
- L’obbligo è comunicare, non conservare
- Se il check-in è digitale, devi dirlo all’ospite
- Raccogliere prima non sostituisce il guardare in faccia
- Come lo risolve Chilloso
- Domande frequenti
Undici dati per chi firma, sette per gli altri
L’allegato tecnico al decreto elenca quello che devi trasmettere, e non è la stessa cosa per tutti. Per le famiglie e i gruppi guidati la norma alleggerisce: basta che compili uno dei coniugi, indicando l’altro coniuge e i figli minorenni, oppure il capogruppo, che elenca gli altri componenti.
| Dato | Chi compila | Familiari e gruppo |
|---|---|---|
| Data di arrivo | sì | — |
| Numero di giorni di permanenza | sì | sì |
| Cognome e nome | sì | sì |
| Sesso | sì | sì |
| Data di nascita | sì | sì |
| Luogo di nascita | sì | sì |
| Cittadinanza | sì | sì |
| Tipo di documento | sì | — |
| Numero del documento | sì | — |
| Luogo di rilascio | sì | — |
Il luogo di nascita e il luogo di rilascio si indicano con comune e provincia se in Italia, con lo Stato se all’estero. Per i componenti di un nucleo familiare o di un gruppo gli estremi del documento non si trasmettono affatto.
Una famiglia di quattro persone non sono quarantaquattro dati: sono undici per chi compila e sette per ciascuno degli altri tre, trentadue in tutto. Restano comunque troppi per copiarli a mano sul tavolo della cucina, alle undici di sera. Quattro amici, invece, sono quattro schedine complete: quarantaquattro.
Ventiquattro ore — o sei, se l’ospite resta una notte sola
Il termine ordinario lo fissa l’articolo 109 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza: la comunicazione va fatta entro le ventiquattro ore successive all’arrivo. Ma c’è un caso in cui il tempo si riduce a un quarto, e riguarda proprio gli affitti brevi: per i soggiorni non superiori alle ventiquattro ore la comunicazione va fatta entro le sei ore successive all’arrivo. Lo prevede il decreto del 7 gennaio 2013 nella versione modificata dal decreto del 16 settembre 2021, in vigore dal 12 gennaio 2022.
Fai il conto su una notte sola. L’ospite arriva sabato alle undici di sera e riparte la mattina dopo: il termine scade alle cinque del mattino. Se i dati li hai già, la comunicazione parte prima che tu vada a dormire. Se devi ancora copiarli dal documento, o stai lavorando all’alba o sei già fuori termine.
Ecco perché raccogliere i dati prima non è comodità: è margine.
Perché WhatsApp non è la soluzione
È la scorciatoia più diffusa, ed è quella su cui il Garante è intervenuto per nome. Nella nota alle associazioni di categoria del 29 aprile 2026 l’Autorità indica di raccogliere i dati dei documenti senza fare foto con dispositivi mobili e senza ricorrere a servizi di messaggistica istantanea, citando WhatsApp espressamente.
Il motivo non è formale. Una copia mandata in chat resta sul telefono dell’ospite, sul tuo, nei backup e sui server del servizio di messaggistica. Non la controlli più, e non puoi cancellarla da dove è finita.
Il Garante scrive di essere intervenuto proprio adesso perché sono aumentati i casi di violazione dei dati con esfiltrazione di grandi quantità di copie di documenti provenienti da strutture ricettive. Non è un rischio teorico: è il motivo dichiarato della nota.
L’obbligo è comunicare, non conservare
Questo è il punto che ribalta l’abitudine di molti. L’obbligo dell’articolo 109 riguarda la comunicazione dei dati all’autorità, e non comporta la necessità di conservarli presso la struttura: la conservazione per cinque anni avviene sui sistemi del Ministero dell’Interno, non sul tuo computer.
Le uniche copie ammesse sono quelle meramente strumentali all’inserimento dei dati in Alloggiati Web, fino al rilascio della ricevuta di accettazione. Dopo quel momento la copia digitale va cancellata e quella cartacea distrutta. Lo dice il decreto stesso, all’articolo 4-bis comma 2: cancellazione e distruzione non appena il sistema ha generato la ricevuta — che va invece conservata cinque anni.
Un archivio di passaporti scansionati non ti protegge in un controllo: la prova dell’adempimento è la ricevuta, non l’immagine. Quell’archivio è solo esposizione. E se finisce dove non deve, scatta la notifica al Garante senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro settantadue ore.
Se il check-in è digitale, devi dirlo all’ospite
C’è un obbligo che quasi nessuno conosce, e vale esattamente per chi fa il check-in online. Quando le operazioni si svolgono con dispositivi capaci di acquisire e conservare copia digitale del documento, il Garante chiede di chiarire all’ospite che la struttura non archivierà quelle immagini.
Non basta quindi non conservarle: bisogna anche dirlo, in modo chiaro, nel momento in cui glielo chiedi. Insieme a una rappresentazione altrettanto chiara della logica e delle modalità con cui quei dati vengono raccolti e utilizzati.
Raccogliere prima non sostituisce il guardare in faccia
Attenzione a un equivoco che costa caro. Il check-in online anticipa la raccolta dei dati, non l’identificazione. L’ospite va identificato quando arriva, di persona o in collegamento video: la cassetta con il codice, da sola, non basta.
I due momenti sono distinti e servono a cose diverse. Prima raccogli i dati, con calma e senza errori di trascrizione. All’arrivo guardi il documento e verifichi che davanti a te ci sia quella persona. Il primo si può automatizzare, il secondo no.
Come lo risolve Chilloso
Dopo la prenotazione l’ospite riceve un link suo, nella sua lingua. Carica i documenti da lì, quando gli fa comodo: in aeroporto, la sera prima, non alle undici davanti al cancello.
L’immagine serve a una cosa sola: leggere i dati. Chilloso la legge, riempie la schedina, e appena la comunicazione alla Questura è partita l’immagine viene cancellata dai nostri sistemi. Niente passaggi da app di messaggistica, nessuna copia che resta in giro. E all’ospite, sulla pagina di caricamento, è scritto che l’immagine non viene archiviata.
Tu la sera dell’arrivo non copi niente: guardi il documento, controlli che sia la persona giusta, e hai finito. La parte lunga è già fatta. E la ricevuta della Questura finisce nell’archivio della tua casa senza che tu debba scaricarla.
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