Conservazione delle ricevute e dei documenti: quanto tempo tenerli, e cosa invece va cancellato
Aggiornato al 14.09.2026
Chi affitta dà per scontato che conservare sia sempre la scelta prudente: nel dubbio tengo tutto. Sulle ricevute è vero. Sui documenti dei tuoi ospiti è il contrario, e lo dice una norma: quei dati vanno cancellati, non archiviati. Qui trovi che cosa tenere e per quanto tempo.
- La ricevuta della Questura: cinque anni, trenta giorni per prenderla
- Quello che invece sei obbligato a cancellare
- SPOT: nessuna scadenza scritta, ma i registri devono esserci
- Le fatture: dieci anni, ma non per tutti
- Fino a quando può tornare il Fisco
- Le fatture elettroniche passate dallo SdI
- Come tenerle: formato, ordine, copie
- Come lo risolve Chilloso
- Domande frequenti
La ricevuta della Questura: cinque anni, trenta giorni per prenderla
Mandare le schedine è metà del lavoro. La prova è la ricevuta digitale che il portale genera dopo la trasmissione, e il decreto le dà una funzione precisa: vale come attestazione dell’avvenuto adempimento. Il termine di conservazione è di cinque anni, in formato digitale. Stamparla non serve.
Il punto che frega quasi tutti è un altro. Sul portale la ricevuta resta scaricabile per un massimo di trenta giorni dall’emissione. Passati quelli, sparisce dalla schermata. Se non l’hai presa in tempo, davanti a un controllo ti manca esattamente il documento che il decreto indica come prova.
Trenta giorni non sono un consiglio prudenziale: sono il limite del portale. La Polizia di Stato lo scrive nelle proprie FAQ e aggiunge una sola raccomandazione, provvedere al download nei tempi previsti. Nessuno te la ristampa dopo.
Quello che invece sei obbligato a cancellare
Questa è la parte che manca in quasi tutte le guide. Lo stesso articolo che impone i cinque anni sulla ricevuta obbliga il gestore a cancellare i dati digitali trasmessi e a distruggere l’eventuale copia cartacea degli elenchi, non appena il sistema ha generato la ricevuta.
Quindi l’archivio dei documenti dei tuoi ospiti non è materiale da tenere per prudenza: è materiale da eliminare appena hai la ricevuta in mano. Quello che resta, e resta cinque anni, è la ricevuta. Non le generalità, non le scansioni delle carte d’identità, non le foto arrivate in chat.
Una cartella piena di documenti scansionati non ti protegge in un controllo: la prova è la ricevuta, non la copia del passaporto. Ti espone e basta, davanti alla Questura e davanti al Garante.
SPOT: nessuna scadenza scritta, ma i registri devono esserci
Per le ricevute mensili di SPOT la legge regionale non fissa un termine di conservazione. Non lo dice, e non ha senso inventarlo. Dice però due cose che contano.
La prima: fra le sanzioni sulla trasmissione dei flussi turistici c’è quella per il caso in cui la comunicazione mensile risulti, nei contenuti, difforme dai dati desumibili presso i registri della struttura. La norma dà per scontato che quei registri esistano e siano consultabili da te.
La seconda: il procedimento sanzionatorio segue la legge sulle sanzioni amministrative, che fissa in cinque anni dal giorno della violazione la prescrizione del diritto a riscuotere. Cinque anni, quindi, non perché una norma sulla conservazione lo imponga, ma perché prima di allora puoi ancora essere chiamato a rispondere.
Le fatture: dieci anni, ma non per tutti
Il Codice civile impone dieci anni per le scritture contabili, contati dalla data dell’ultima registrazione; per lo stesso periodo vanno conservate le fatture ricevute e le copie di quelle emesse. Attenzione al punto di partenza: è l’ultima registrazione, non la data della singola fattura.
Quella norma però non riguarda chiunque. Si rivolge all’imprenditore che esercita un’attività commerciale, e lo stesso codice esclude espressamente i piccoli imprenditori. Chi affitta in forma non imprenditoriale in quell’obbligo non rientra.
Non vuol dire che possa buttare tutto dopo un anno: vuol dire che il suo orologio non è il Codice civile, ma il termine entro cui il Fisco può ancora chiedergli conto. La regola vale per tutto quello che gira intorno alla casa: commissioni di Booking e Airbnb, idraulico, pulizie, giardiniere, autobotte dell’acqua, commercialista. Sono le voci che abbassano l’imponibile, ed è di quelle che ti viene chiesta la prova.
Se affitti in forma imprenditoriale: dieci anni, ed è un obbligo. Se affitti da privato: nessun obbligo decennale civilistico, ma conservare fino alla chiusura dei termini fiscali resta l’unico modo per avere di che difenderti.
Fino a quando può tornare il Fisco
Gli avvisi di accertamento sulle imposte sui redditi vanno notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Se la dichiarazione è stata omessa o è nulla, entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui avrebbe dovuto essere presentata.
Fai il conto sul tuo caso e non sui cinque anni tondi: una fattura del 2026 entra nella dichiarazione presentata nel 2027, e resta accertabile fino a fine 2032. Sono più di sei anni dalla fattura.
E c’è una regola che allunga ancora: le scritture contabili obbligatorie vanno conservate finché non sono definiti gli accertamenti del periodo d’imposta corrispondente, anche oltre il termine del Codice civile. Con un contenzioso aperto, i dieci anni non sono un tetto.
| Documento | Quanto tempo | Su cosa si basa |
|---|---|---|
| Ricevuta di Alloggiati Web | 5 anni dall’emissione | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Dati e documenti degli ospiti | da cancellare appena c’è la ricevuta | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Ricevute mensili di SPOT | nessun termine scritto; 5 anni finché sei contestabile | L.R. Puglia 49/2017, artt. 10 e 11; art. 28 l. 689/1981 |
| Fatture, attività imprenditoriale | 10 anni dall’ultima registrazione | Art. 2220 c.c. |
| Fatture, attività non imprenditoriale | fino al 31.12 del 5° anno dopo la dichiarazione | Art. 43 D.P.R. 600/1973 |
| Scritture con accertamento aperto | fino alla definizione, anche oltre i 10 anni | Art. 22 D.P.R. 600/1973 |
Le fatture elettroniche passate dallo SdI
Per le fatture elettroniche transitate dal Sistema di Interscambio c’è una norma che quasi nessuno cita: gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso lo SdI e memorizzati dall’Agenzia delle entrate.
Tradotto: su quei documenti non sei solo. Avere le tue copie a portata di mano resta comunque la scelta pratica — in una verifica il documento ti serve subito — ma la paura del disco rotto è un’altra cosa.
Come tenerle: formato, ordine, copie
Il digitale basta. Il Codice civile ammette espressamente la conservazione su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano essere rese leggibili in ogni momento. Il formato non è il problema: il problema è ritrovarle.
- Ogni documento sta con la casa a cui appartiene, non in una cartella generica del computer.
- Il nome del file dice data e oggetto, non IMG_4471.
- Ci sono almeno due copie in posti diversi: un archivio che vive su un solo disco è un archivio a termine.
Come lo risolve Chilloso
Le ricevute della Questura e i documenti di SPOT stanno nella cartella della casa a cui appartengono, ordinati per data. Dei trenta giorni non ti devi ricordare tu.
I documenti d’identità restano dentro Chilloso: è l’ospite stesso a caricarli dal link di check-in, e vengono cancellati dai nostri sistemi non appena la comunicazione alla Questura è andata a buon fine.
Per questo all’ospite diciamo di non mandarli via WhatsApp: da lì i suoi dati escono dal sistema chiuso e finiscono su server di terzi, e nessuno può più dire chi li conserva, dove e per quanto. Il link di check-in è l’unica strada su cui tu possa rispondere di quello che succede ai suoi documenti.
Ti servono altre informazioni?