Documenti d’identità degli ospiti: cosa puoi tenere e cosa devi cancellare
Aggiornato al 14.09.2026
Quasi tutti lo fanno: si chiede all’ospite la foto del documento su WhatsApp, o lo si fotografa all’arrivo, e quella foto resta nel telefono. Il 29 aprile 2026 il Garante ha scritto alle associazioni di categoria che l’obbligo di legge riguarda la comunicazione dei dati, non la loro conservazione. La distinzione è sottile e cambia quello che devi fare ogni giorno.
- L’obbligo è uno solo: identificare e comunicare
- Quali dati servono davvero: undici campi, sette per chi viaggia con te
- Fino a quando puoi tenere l’immagine
- La foto col telefono e la chat
- Cosa devi dire all’ospite
- I fornitori: il contratto che ti chiedono
- Se i dati escono: settantadue ore
- Come lo risolve Chilloso
- Domande frequenti
L’obbligo è uno solo: identificare e comunicare
L’art. 109 del T.U.L.P.S. ti obbliga a dare alloggio solo a persone munite di un documento idoneo e a trasmettere i loro dati identificativi all’autorità di pubblica sicurezza. La base giuridica del trattamento è l’obbligo legale previsto dall’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento UE 2016/679.
Il Garante mette il dito esattamente qui: quell’obbligo riguarda la comunicazione dei dati, e non comporta la necessità di conservarli presso la struttura, perché la conservazione per cinque anni avviene sui sistemi del Ministero dell’Interno. I cinque anni non li fai tu sul tuo telefono.
Identificare e conservare sono due cose diverse, e la legge te ne chiede una sola. Quello che tieni cinque anni è la ricevuta del portale, non il documento dell’ospite.
Quali dati servono davvero: undici campi, sette per chi viaggia con te
L’allegato tecnico al decreto elenca i dati da trasmettere, e sono undici: data di arrivo, numero di giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita, cittadinanza, tipo di documento, numero del documento, luogo di rilascio.
Qui arriva il punto che quasi nessuno conosce e che ti fa risparmiare metà del lavoro. Per i nuclei familiari è sufficiente la compilazione da parte di uno dei coniugi, che indica l’altro coniuge e i figli minorenni; per i gruppi guidati basta il capogruppo, che elenca gli altri componenti. E per questi componenti i dati richiesti sono sette: giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita, cittadinanza.
Tipo di documento, numero e luogo di rilascio non compaiono. Per la moglie, per i figli minorenni, per gli altri del gruppo il documento non ti serve: ti servono i loro dati anagrafici, che il capofamiglia o il capogruppo ti dà.
| Chi | Quanti dati | Serve il documento? |
|---|---|---|
| Ospite singolo | gli 11 campi | sì |
| Uno dei coniugi, che compila per il nucleo | gli 11 campi | sì |
| L’altro coniuge e i figli minorenni | 7 campi | no |
| Capogruppo di un gruppo guidato | gli 11 campi | sì |
| Gli altri componenti del gruppo | 7 campi | no |
Fino a quando puoi tenere l’immagine
Il Garante non dice che non puoi mai avere in mano una copia. Dice che le uniche copie ammesse sono quelle meramente strumentali all’inserimento dei dati nel sistema Alloggiati Web, fino al rilascio della ricevuta di accettazione. Dopo di che la copia digitale va cancellata e quella cartacea distrutta, se ancora trattenuta.
La stessa regola sta nel decreto, non solo nella nota: i gestori sono tenuti alla cancellazione dei dati digitali trasmessi e alla distruzione della copia cartacea degli elenchi non appena il sistema ha generato la ricevuta, che va conservata cinque anni.
Una cartella piena di passaporti scansionati non ti protegge in un controllo: la prova dell’adempimento è la ricevuta. L’archivio di immagini è solo esposizione, davanti alla Questura e davanti al Garante.
La foto col telefono e la chat
Fra le indicazioni della nota c’è una riga che nomina le pratiche per nome: raccogliere i dati dei documenti senza fare foto con dispositivi mobili e senza ricorrere a servizi di messaggistica istantanea, WhatsApp citato espressamente, o comunque evitando modalità che non offrono le caratteristiche adatte a rispettare la normativa.
Il motivo per cui il Garante è intervenuto adesso lo scrive lui stesso: negli ultimi mesi sono aumentate le violazioni di dati con esfiltrazione di grandi quantità di copie di documenti provenienti da strutture ricettive. Un archivio di passaporti su un telefono o in un cloud è esattamente il bottino che serve per un furto d’identità.
E c’è un dettaglio che vale la pena conoscere: la nota richiama un caso del 2025 su strutture che usavano scanner capaci di acquisire e conservare copia per immagine dei documenti al check-in. L’istruttoria, scrive il Garante, è ancora in corso.
Cosa devi dire all’ospite
La nota non si ferma al divieto: elenca quattro cose da fare. Una riguarda il personale, che va istruito per iscritto sul divieto di fare o trattenere copie dopo l’invio. Un’altra riguarda direttamente il tuo ospite.
Devi rappresentargli con chiarezza come i dati del documento vengono raccolti e usati. E se il check-in avviene con strumenti capaci di acquisire una copia digitale, occorre chiarirgli che la struttura non archivierà le immagini. Non è una cortesia: è una delle indicazioni dell’Autorità.
I fornitori: il contratto che ti chiedono
La terza indicazione è quella che quasi nessuna guida riporta, e riguarda chi ti fornisce il software. La nota chiede di regolare, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, i rapporti con i fornitori dei servizi di gestione delle prenotazioni e con quelli usati per acquisire i dati dei documenti d’identità.
Con particolare attenzione, aggiunge, alle modalità di trattamento di questi ultimi e alla definizione di modalità efficaci di comunicazione in caso di violazione dei dati. In pratica: il gestionale che legge i documenti dei tuoi ospiti è un responsabile del trattamento, e fra te e lui ci vuole un contratto che dica cosa fa con quei dati e come ti avvisa se qualcosa va storto.
Se i dati escono: settantadue ore
Se le immagini dei documenti dei tuoi clienti finiscono dove non devono, scatta la notifica al Garante senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro settantadue ore da quando ne vieni a conoscenza, ai sensi dell’art. 33 del Regolamento. Nei casi più gravi va informato anche l’ospite, ai sensi dell’art. 34.
Il modo più semplice di non trovarsi mai in quella situazione è non avere l’archivio: se le immagini non ci sono, non possono uscire.
Come lo risolve Chilloso
L’immagine serve a una cosa sola: leggere i dati. Chilloso la legge e riempie la schedina, e il documento ti resta davanti agli occhi finché la schedina non è a posto — così, se manca un dato, lo vedi subito e non devi rincorrere l’ospite. Appena la comunicazione alla Questura è andata a buon fine, l’immagine viene cancellata dai nostri sistemi. Quello che resta è la ricevuta.
I dati e le immagini restano dentro l’Unione Europea. Non escono dai nostri sistemi e non finiscono su server fuori dall’Unione.
È l’ospite stesso a caricare i documenti dal link di check-in della tua casa: l’immagine va da lui a noi, viene letta e sparisce. Per questo gli diciamo di non mandarli via WhatsApp. Da lì i suoi dati escono dal sistema chiuso e finiscono su server di terzi, e nessuno può più dire chi li conserva, dove e per quanto. Quella copia non la controlliamo né noi né tu — ed è esattamente la pratica che il Garante ha indicato di evitare.
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