Documenten bewaren: hoe lang, en wat je juist moet wissen
Bijgewerkt op 14.09.2026
Wie verhuurt gaat ervan uit dat bewaren altijd de veilige keuze is: bij twijfel houd ik alles. Bij de ontvangstbewijzen klopt dat. Bij de identiteitsdocumenten van je gasten is het omgekeerd, en een voorschrift zegt het met zoveel woorden: die gegevens moeten gewist worden, niet gearchiveerd. Hier lees je wat je bewaart en hoe lang.
- Het ontvangstbewijs van de Questura: vijf jaar, dertig dagen om het op te halen
- Wat je juist moet wissen
- SPOT: geen geschreven termijn, maar de administratie moet er zijn
- Facturen: tien jaar, maar niet voor iedereen
- Hoe ver de fiscus kan terugkomen
- Elektronische facturen via het SdI
- Hoe je ze bewaart: formaat, ordening, kopieën
- Hoe Chilloso dit oplost
- Veelgestelde vragen
Het ontvangstbewijs van de Questura: vijf jaar, dertig dagen om het op te halen
De gastenmelding versturen is het halve werk. Het bewijs is het digitale ontvangstbewijs dat het portaal daarna aanmaakt, en het besluit geeft het een duidelijke functie: het geldt als verklaring dat de verplichting is nagekomen. De bewaartermijn is vijf jaar, digitaal. Uitprinten heeft geen zin.
Het punt waarop bijna iedereen struikelt is een ander. Op het portaal blijft het ontvangstbewijs maximaal dertig dagen na afgifte te downloaden. Daarna verdwijnt het uit beeld. Wie het niet op tijd heeft opgehaald, mist bij een controle precies het document dat het besluit als bewijs aanwijst.
Dertig dagen is geen voorzichtig advies, het is de grens van het portaal. De staatspolitie schrijft het in haar eigen FAQ en voegt er één aanbeveling aan toe: binnen de termijn downloaden. Er wordt daarna niets opnieuw afgegeven.
Wat je juist moet wissen
Dit is het deel dat in bijna elke handleiding ontbreekt. Hetzelfde artikel dat de vijf jaar voor het ontvangstbewijs oplegt, verplicht de verhuurder om de doorgegeven digitale gegevens te wissen en een eventuele papieren lijst te vernietigen, zodra het systeem het ontvangstbewijs heeft aangemaakt.
Het archief met de documenten van je gasten is dus geen materiaal dat je uit voorzorg bewaart: het is materiaal dat weg moet zodra je het ontvangstbewijs hebt. Wat blijft, en dat vijf jaar lang, is het ontvangstbewijs. Niet de persoonsgegevens, niet de scans van identiteitskaarten, niet de foto's die via de chat binnenkwamen.
Een map vol gescande documenten beschermt je niet bij een controle: het bewijs is het ontvangstbewijs, niet de kopie van een paspoort. Het stelt je alleen bloot, tegenover de Questura en tegenover de privacytoezichthouder.
SPOT: geen geschreven termijn, maar de administratie moet er zijn
Voor de maandstukken van SPOT stelt de regionale wet geen bewaartermijn vast. Ze zegt er niets over, en er is geen zin in er een te verzinnen. Ze zegt wel twee dingen die ertoe doen.
Ten eerste: onder de sancties op het doorgeven van de toeristische stromen staat er een voor het geval de maandmelding inhoudelijk afwijkt van de gegevens die uit de administratie van het bedrijf blijken. Het voorschrift gaat er dus van uit dat die administratie bestaat en dat jij erin kunt kijken.
Ten tweede: de sanctieprocedure volgt de wet op de bestuurlijke sancties, die de verjaring van het invorderingsrecht op vijf jaar vanaf de dag van de overtreding zet. Vijf jaar dus, niet omdat een bewaarregel het eist, maar omdat je tot dan nog aangesproken kunt worden.
Facturen: tien jaar, maar niet voor iedereen
Het Burgerlijk Wetboek verlangt tien jaar voor de boekhouding, gerekend vanaf de datum van de laatste boeking; voor dezelfde periode moeten de ontvangen facturen en de kopieën van de verzonden facturen bewaard blijven. Let op het startpunt: het is de laatste boeking, niet de datum van de losse factuur.
Die regel geldt echter niet voor iedereen. Ze richt zich tot de ondernemer die een handelsactiviteit uitoefent, en hetzelfde wetboek sluit kleine ondernemers uitdrukkelijk uit. Wie niet bedrijfsmatig verhuurt valt erbuiten.
Dat betekent niet dat hij na een jaar alles kan weggooien: het betekent dat zijn klok niet het Burgerlijk Wetboek is, maar de termijn waarbinnen de fiscus nog rekenschap kan vragen. De regel geldt voor alles rond het huis: commissies van Booking en Airbnb, loodgieter, schoonmaakbedrijf, tuinman, watertankwagen, boekhouder. Dat zijn de posten die de grondslag verlagen, en precies daarvan wordt het bewijs gevraagd.
Verhuur je bedrijfsmatig: tien jaar, en dat is een verplichting. Verhuur je particulier: geen civiele tienjaarsplicht, maar bewaren tot de fiscale termijnen dicht zijn blijft de enige manier om iets in handen te hebben.
Hoe ver de fiscus kan terugkomen
Aanslagen inkomstenbelasting moeten, op straffe van verval, worden betekend uiterlijk 31 december van het vijfde jaar volgend op het jaar waarin de aangifte is ingediend. Is de aangifte niet gedaan of nietig, dan uiterlijk 31 december van het zevende jaar volgend op het jaar waarin ze had moeten worden ingediend.
Reken op je eigen geval en niet op ronde vijf jaar: een factuur van 2026 gaat in de aangifte die in 2027 wordt ingediend en blijft tot eind 2032 aanslagbaar. Dat is meer dan zes jaar na de factuur.
En één regel rekt het nog verder op: de verplichte boekhouding moet bewaard blijven totdat de controles over het betreffende belastingtijdvak zijn afgerond, ook voorbij de termijn van het Burgerlijk Wetboek. Met een lopend geschil zijn tien jaar geen plafond.
| Document | Hoe lang | Waarop het berust |
|---|---|---|
| Ontvangstbewijs Alloggiati Web | 5 jaar vanaf afgifte | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Gegevens en documenten van gasten | wissen zodra het ontvangstbewijs er is | Art. 4-bis D.M. 07.01.2013 |
| Maandstukken van SPOT | geen geschreven termijn; 5 jaar zolang je aanspreekbaar bent | L.R. Puglia 49/2017, art. 10 en 11; art. 28 l. 689/1981 |
| Facturen, bedrijfsmatige activiteit | 10 jaar vanaf de laatste boeking | Art. 2220 Burgerlijk Wetboek |
| Facturen, niet-bedrijfsmatige verhuur | tot 31.12 van het 5e jaar na de aangifte | Art. 43 D.P.R. 600/1973 |
| Boekhouding met lopende controle | tot afronding, ook voorbij 10 jaar | Art. 22 D.P.R. 600/1973 |
Elektronische facturen via het SdI
Voor elektronische facturen die via het uitwisselingssysteem zijn gegaan bestaat een regel die bijna niemand noemt: de bewaarverplichtingen gelden als vervuld voor alle elektronische facturen en digitale documenten die via het SdI zijn verzonden en door de Italiaanse belastingdienst zijn opgeslagen.
Vertaald: bij die documenten sta je er niet alleen voor. Eigen kopieën bij de hand houden blijft toch de praktische keuze — bij een controle heb je het document meteen nodig — maar de angst voor een kapotte schijf is iets anders.
Hoe je ze bewaart: formaat, ordening, kopieën
Digitaal volstaat. Het Burgerlijk Wetboek staat bewaring op beelddragers uitdrukkelijk toe, mits de vastleggingen met de documenten overeenkomen en op elk moment leesbaar gemaakt kunnen worden. Het formaat is niet het probleem: terugvinden wel.
- Elk document zit bij het huis waar het bij hoort, niet in een algemene map op de computer.
- De bestandsnaam noemt datum en onderwerp, niet IMG_4471.
- Er zijn minstens twee kopieën op verschillende plekken: een archief dat op één schijf leeft is een archief op termijn.
Hoe Chilloso dit oplost
De ontvangstbewijzen van de Questura en de stukken van SPOT staan in de map van het huis waar ze bij horen, op datum gesorteerd. Aan die dertig dagen hoef jij niet te denken.
Identiteitsdocumenten blijven binnen Chilloso: de gast laadt ze zelf op via de check-inlink, en ze worden van onze systemen gewist zodra de melding aan de Questura is geslaagd.
Daarom zeggen we de gast ze niet via WhatsApp te sturen: daarvandaan verlaten zijn gegevens het gesloten systeem en belanden ze op servers van derden, en dan kan niemand meer zeggen wie ze bewaart, waar en hoe lang. De check-inlink is de enige weg waarop jij kunt instaan voor wat er met zijn documenten gebeurt.
Heb je meer informatie nodig?