Identiteitsbewijzen van gasten: wat je mag bewaren en wat je moet wissen
Bijgewerkt op 14.09.2026
Bijna iedereen doet het: je vraagt de gast om een foto van het document via WhatsApp, of je fotografeert het bij aankomst, en die foto blijft in de telefoon staan. Op 29 april 2026 schreef de Italiaanse privacytoezichthouder aan de brancheverenigingen dat de wettelijke plicht gaat over het doorgeven van de gegevens, niet over het bewaren ervan. Het verschil is subtiel en verandert wat je dagelijks doet.
- Er is maar één plicht: identificeren en doorgeven
- Welke gegevens echt nodig zijn: elf velden, zeven voor wie meereist
- Hoe lang je de afbeelding mag houden
- De telefoonfoto en de chat
- Wat je je gast moet vertellen
- Leveranciers: het contract dat men van je verwacht
- Als gegevens naar buiten komen: tweeënzeventig uur
- Hoe Chilloso dit oplost
- Veelgestelde vragen
Er is maar één plicht: identificeren en doorgeven
Art. 109 van de T.U.L.P.S. verplicht je alleen personen met een geschikt identiteitsbewijs onderdak te geven en hun identificatiegegevens door te geven aan de autoriteit voor openbare veiligheid. De grondslag voor de verwerking is de wettelijke verplichting van art. 6, lid 1, onder c) van Verordening (EU) 2016/679.
Precies hier legt de toezichthouder de vinger: die plicht gaat over het doorgeven van de gegevens en brengt geen noodzaak mee om ze bij het bedrijf te bewaren, want de bewaring van vijf jaar gebeurt op de systemen van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Die vijf jaar doe jij niet op je telefoon.
Identificeren en bewaren zijn twee verschillende dingen, en de wet vraagt er maar één. Wat je vijf jaar bewaart is het ontvangstbewijs van het portaal, niet het document van de gast.
Welke gegevens echt nodig zijn: elf velden, zeven voor wie meereist
De technische bijlage bij het besluit somt de door te geven gegevens op, en het zijn er elf: aankomstdatum, aantal verblijfsdagen, achternaam, voornaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, soort document, documentnummer, plaats van afgifte.
En hier komt het punt dat bijna niemand kent en dat je het halve werk scheelt. Voor gezinnen volstaat het dat een van de echtgenoten invult, met vermelding van de andere echtgenoot en de minderjarige kinderen; voor begeleide groepen volstaat de groepsleider, die de overige leden opsomt. En voor die leden zijn zeven gegevens vereist: verblijfsdagen, achternaam, voornaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.
Soort document, nummer en plaats van afgifte komen er niet in voor. Voor de echtgenote, voor de minderjarige kinderen, voor de rest van de groep heb je het document niet nodig: je hebt hun persoonsgegevens nodig, en die geeft het gezinshoofd of de groepsleider je.
| Wie | Hoeveel gegevens | Document nodig? |
|---|---|---|
| Alleenreizende gast | de 11 velden | ja |
| Een van de echtgenoten die voor het gezin invult | de 11 velden | ja |
| De andere echtgenoot en de minderjarige kinderen | 7 velden | nee |
| Leider van een begeleide groep | de 11 velden | ja |
| De overige leden van de groep | 7 velden | nee |
Hoe lang je de afbeelding mag houden
De toezichthouder zegt niet dat je nooit een kopie in handen mag hebben. Hij zegt dat de enige toegestane kopieën die zijn welke louter dienstbaar zijn aan het invoeren van de gegevens in Alloggiati Web, tot de afgifte van het ontvangstbewijs. Daarna moet de digitale kopie gewist en de papieren vernietigd worden, als die er nog is.
Dezelfde regel staat in het besluit, niet alleen in de nota: verhuurders zijn verplicht de doorgegeven digitale gegevens te wissen en de papieren kopie van de lijsten te vernietigen zodra het systeem het ontvangstbewijs heeft aangemaakt, dat vijf jaar bewaard moet blijven.
Een map vol gescande paspoorten beschermt je niet bij een controle: het bewijs van naleving is het ontvangstbewijs. Een beeldarchief is alleen maar blootstelling, tegenover de Questura en tegenover de privacytoezichthouder.
De telefoonfoto en de chat
Tussen de aanwijzingen van de nota staat één regel die de praktijk bij naam noemt: de gegevens van de documenten verzamelen zonder foto's te maken met mobiele apparaten en zonder gebruik te maken van instant-messagingdiensten, WhatsApp uitdrukkelijk genoemd, of in elk geval met vermijding van werkwijzen die niet voldoen aan de eisen van de regelgeving.
Waarom de toezichthouder nu ingreep, schrijft hij zelf: de afgelopen maanden namen datalekken toe waarbij grote hoeveelheden documentkopieën uit accommodatiebedrijven zijn weggelekt. Een archief met paspoorten op een telefoon of in een cloud is precies de buit die nodig is voor identiteitsdiefstal.
En één detail is het weten waard: de nota verwijst naar een zaak uit 2025 over bedrijven die scanners gebruikten die bij het inchecken beeldkopieën van documenten konden vastleggen en bewaren. Dat onderzoek, schrijft de toezichthouder, loopt nog.
Wat je je gast moet vertellen
De nota blijft niet bij het verbod: ze somt vier dingen op die je moet doen. Eén betreft het personeel, dat duidelijke instructies moet krijgen over het verbod om na de wettelijke melding kopieën te maken of te houden. Een ander betreft rechtstreeks je gast.
Je moet hem duidelijk uitleggen hoe de gegevens van het document worden verzameld en gebruikt. En als het inchecken gebeurt met middelen die een digitale kopie kunnen vastleggen, moet hem duidelijk gemaakt worden dat het bedrijf de afbeeldingen niet zal opslaan. Dat is geen beleefdheid: het is een van de aanwijzingen van de toezichthouder.
Leveranciers: het contract dat men van je verwacht
De derde aanwijzing is die welke bijna geen enkele gids weergeeft, en ze betreft degene die je de software levert. De nota vraagt de verhoudingen met de leveranciers van boekingsbeheerdiensten en met die welke gebruikt worden om de gegevens van identiteitsbewijzen te verwerven, te regelen op grond van art. 28 van de Verordening.
Met bijzondere aandacht, voegt ze toe, voor de wijze waarop die laatsten die gegevens verwerken en voor het vastleggen van doeltreffende meldingswegen bij een datalek. In de praktijk: het programma dat de documenten van je gasten leest is een verwerker, en tussen jou en hem hoort een contract dat zegt wat hij met die gegevens doet en hoe hij je waarschuwt als er iets misgaat.
Als gegevens naar buiten komen: tweeënzeventig uur
Als de afbeeldingen van de documenten van je klanten belanden waar ze niet horen, geldt melding aan de toezichthouder zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, binnen tweeënzeventig uur na kennisname, op grond van art. 33 van de Verordening. In ernstiger gevallen moet ook de gast worden geïnformeerd, op grond van art. 34.
De eenvoudigste manier om nooit in die situatie te komen is het archief niet te hebben: wat er niet is kan niet weglekken.
Hoe Chilloso dit oplost
De afbeelding dient maar één doel: de gegevens lezen. Chilloso leest ze en vult de gastenmelding in, en het document blijft voor je staan tot de melding compleet is — ontbreekt er een gegeven, dan zie je het meteen en hoef je de gast niet achterna. Zodra de melding aan de Questura is geslaagd, wordt de afbeelding van onze systemen gewist. Wat blijft is het ontvangstbewijs.
De gegevens en de afbeeldingen blijven binnen de Europese Unie. Ze verlaten onze systemen niet en belanden niet op servers buiten de Unie.
De gast laadt de documenten zelf op via de check-inlink van jouw huis: de afbeelding gaat van hem naar ons, wordt gelezen en verdwijnt. Daarom zeggen we hem ze niet via WhatsApp te sturen. Daarvandaan verlaten zijn gegevens het gesloten systeem en belanden ze op servers van derden, en dan kan niemand meer zeggen wie ze bewaart, waar en hoe lang. Die kopie hebben wij noch jij in de hand — en het is precies de werkwijze die de toezichthouder afraadt.
Heb je meer informatie nodig?