Online inchecken: gegevens verzamelen vóór aankomst zonder de documenten te bewaren
Bijgewerkt op 14.09.2026
De avond van aankomst is het slechtste moment om gegevens te verzamelen. De gast heeft drie uur gereden, is moe en wil naar binnen. En jij hebt elf gegevens nodig van wie het formulier invult — en zeven van ieder van de anderen — want binnen vierentwintig uur moeten ze bij de Questura zijn, en binnen zes als het om één nacht gaat. Het ter plekke doen betekent overschrijven terwijl iemand staat te wachten. Ze vooraf via WhatsApp vragen lost de avond op en opent iets anders: die foto komt nooit meer terug.
- Elf gegevens van wie tekent, zeven van de anderen
- Vierentwintig uur — of zes, bij één nacht
- Waarom WhatsApp niet de oplossing is
- De plicht is melden, niet bewaren
- Bij digitaal inchecken moet je het de gast zeggen
- Vooraf verzamelen vervangt het aankijken niet
- Hoe Chilloso dit oplost
- Veelgestelde vragen
Elf gegevens van wie tekent, zeven van de anderen
De technische bijlage bij het decreet somt op wat je moet doorgeven, en dat is niet voor iedereen hetzelfde. Voor gezinnen en begeleide groepen is de regel lichter: het volstaat dat een van de echtgenoten het formulier invult en de ander en de minderjarige kinderen vermeldt, of dat de groepsleider het doet en de overige leden opsomt.
| Gegeven | Wie invult | Gezin en groep |
|---|---|---|
| Aankomstdatum | ja | — |
| Aantal nachten verblijf | ja | ja |
| Achternaam en voornaam | ja | ja |
| Geslacht | ja | ja |
| Geboortedatum | ja | ja |
| Geboorteplaats | ja | ja |
| Nationaliteit | ja | ja |
| Soort document | ja | — |
| Documentnummer | ja | — |
| Plaats van afgifte | ja | — |
Geboorteplaats en plaats van afgifte worden aangeduid met gemeente en provincie als ze in Italië liggen, en met de staat als ze in het buitenland liggen. Voor de leden van een gezin of een groep worden de documentgegevens helemaal niet doorgegeven.
Een gezin van vier is geen vierenveertig gegevens: het zijn er elf voor wie invult en zeven voor elk van de andere drie, tweeëndertig in totaal. Nog altijd veel te veel om met de hand over te schrijven aan de keukentafel, om elf uur ’s avonds. Vier vrienden daarentegen zijn vier volledige formulieren: vierenveertig.
Vierentwintig uur — of zes, bij één nacht
De gewone termijn staat in artikel 109 van de geconsolideerde wet op de openbare veiligheid: de melding moet binnen vierentwintig uur na aankomst gebeuren. Maar er is een geval waarin de tijd tot een kwart krimpt, en dat betreft juist de korte verhuur: bij verblijven van niet meer dan vierentwintig uur moet de melding binnen zes uur na aankomst gebeuren. Zo bepaalt het decreet van 7 januari 2013 zoals gewijzigd bij decreet van 16 september 2021, van kracht sinds 12 januari 2022.
Reken het door op één nacht. De gast komt zaterdag om elf uur ’s avonds en vertrekt de volgende ochtend: de termijn verloopt om vijf uur ’s ochtends. Heb je de gegevens al, dan gaat de melding eruit voordat je gaat slapen. Moet je ze nog van het document overschrijven, dan werk je bij het ochtendgloren of ben je al te laat.
Daarom is de gegevens vooraf verzamelen geen gemak: het is marge.
Waarom WhatsApp niet de oplossing is
Het is de meest voorkomende kortere weg, en het is degene die de Italiaanse toezichthouder bij naam heeft genoemd. In de nota aan de brancheverenigingen van 29 april 2026 geeft de Garante aan de documentgegevens te verzamelen zonder foto’s met mobiele apparaten en zonder een beroep te doen op diensten voor directe berichten, met WhatsApp uitdrukkelijk genoemd.
De reden is niet formeel. Een via chat verstuurde kopie blijft op de telefoon van de gast, op de jouwe, in de back-ups en op de servers van de berichtendienst. Je hebt er geen controle meer over, en je kunt haar niet wissen waar ze terechtgekomen is.
De Garante schrijft nu juist te zijn opgetreden omdat het aantal datalekken is toegenomen waarbij grote hoeveelheden kopieën van documenten uit accommodaties zijn weggesluisd. Dat is geen theoretisch risico: het is de opgegeven reden voor de nota.
De plicht is melden, niet bewaren
Dit is het punt dat de gewoonte van velen op zijn kop zet. De verplichting van artikel 109 betreft het doorgeven van de gegevens aan de autoriteit, en brengt niet de noodzaak mee ze bij de accommodatie te bewaren: de bewaring gedurende vijf jaar gebeurt op de systemen van het ministerie van Binnenlandse Zaken, niet op jouw computer.
De enige toegestane kopieën zijn die welke louter dienen om de gegevens in Alloggiati Web in te voeren, tot de ontvangstbevestiging is afgegeven. Na dat moment moet de digitale kopie worden gewist en de papieren vernietigd. Het decreet zegt het zelf, in artikel 4-bis lid 2: wissen en vernietigen zodra het systeem de bevestiging heeft gegenereerd — die juist vijf jaar bewaard moet blijven.
Een map vol ingescande paspoorten beschermt je niet bij een controle: het bewijs van naleving is de bevestiging, niet het beeld. Dat archief is alleen maar blootstelling. En komt het terecht waar het niet hoort, dan moet je de Garante zonder onnodige vertraging en indien mogelijk binnen tweeënzeventig uur op de hoogte brengen.
Bij digitaal inchecken moet je het de gast zeggen
Er is een verplichting die bijna niemand kent, en ze geldt juist voor online inchecken. Wanneer de handelingen verlopen via apparaten die een digitale kopie van het document kunnen vastleggen en bewaren, verlangt de Garante dat je de gast duidelijk maakt dat de accommodatie die beelden niet zal opslaan.
Het volstaat dus niet ze niet te bewaren: je moet het ook zeggen, duidelijk, op het moment dat je erom vraagt. Samen met een even duidelijke uiteenzetting van de logica en de wijze waarop die gegevens worden verzameld en gebruikt.
Vooraf verzamelen vervangt het aankijken niet
Pas op voor een misverstand dat duur uitpakt. Online inchecken haalt het verzamelen van de gegevens naar voren, niet de identificatie. De gast moet bij aankomst worden geïdentificeerd, persoonlijk of via een videoverbinding: het sleutelkastje met de code alleen is niet genoeg.
De twee momenten zijn verschillend en dienen verschillende doelen. Vooraf verzamel je de gegevens, rustig en zonder overschrijffouten. Bij aankomst kijk je naar het document en controleer je dat de persoon voor je die persoon is. Het eerste kan geautomatiseerd worden, het tweede niet.
Hoe Chilloso dit oplost
Na de boeking krijgt de gast een eigen link, in zijn eigen taal. Daar laadt hij de documenten op wanneer het hem uitkomt: op het vliegveld, de avond ervoor, niet om elf uur voor het hek.
Het beeld dient maar één doel: de gegevens lezen. Chilloso leest het, vult het formulier in, en zodra de melding naar de Questura is vertrokken wordt het beeld uit onze systemen gewist. Geen omweg via berichtenapps, geen kopie die ergens blijft liggen. En op de uploadpagina staat voor de gast geschreven dat het beeld niet wordt opgeslagen.
Jij schrijft op de avond van aankomst niets meer over: je kijkt naar het document, controleert dat het de juiste persoon is, en klaar. Het lange deel is al gedaan. En de bevestiging van de Questura belandt in het archief van je huis zonder dat je haar hoeft te downloaden.
Heb je meer informatie nodig?