Dokumenty tożsamości gości: co możesz zachować, a co musisz usunąć
Zaktualizowano 14.09.2026
Prawie wszyscy tak robią: prosi się gościa o zdjęcie dokumentu na WhatsAppie albo fotografuje się dokument przy przyjeździe, i to zdjęcie zostaje w telefonie. 29 kwietnia 2026 r. włoski organ ochrony danych napisał do organizacji branżowych, że obowiązek prawny dotyczy przekazania danych, a nie ich przechowywania. Różnica jest subtelna i zmienia to, co robisz każdego dnia.
- Obowiązek jest jeden: zidentyfikować i przekazać
- Jakie dane są naprawdę potrzebne: jedenaście pól, siedem dla współtowarzyszy
- Jak długo możesz trzymać obraz
- Zdjęcie telefonem i czat
- Co musisz powiedzieć gościowi
- Dostawcy: umowa, której się od ciebie oczekuje
- Jeśli dane wyciekną: siedemdziesiąt dwie godziny
- Jak rozwiązuje to Chilloso
- Najczęstsze pytania
Obowiązek jest jeden: zidentyfikować i przekazać
Art. 109 T.U.L.P.S. zobowiązuje cię do udzielania noclegu wyłącznie osobom posiadającym odpowiedni dokument tożsamości i do przekazywania ich danych identyfikacyjnych organowi bezpieczeństwa publicznego. Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny z art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia (UE) 2016/679.
I właśnie tu organ kładzie palec: obowiązek ten dotyczy przekazania danych i nie pociąga za sobą konieczności przechowywania ich w obiekcie, ponieważ przechowywanie przez pięć lat odbywa się w systemach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Tych pięciu lat nie robisz ty w swoim telefonie.
Identyfikacja i przechowywanie to dwie różne rzeczy, a prawo żąda tylko jednej. To, co trzymasz pięć lat, to potwierdzenie z portalu, a nie dokument gościa.
Jakie dane są naprawdę potrzebne: jedenaście pól, siedem dla współtowarzyszy
Załącznik techniczny do rozporządzenia wymienia dane do przekazania i jest ich jedenaście: data przyjazdu, liczba dni pobytu, nazwisko, imię, płeć, data urodzenia, miejsce urodzenia, obywatelstwo, rodzaj dokumentu, numer dokumentu, miejsce wydania.
I tu pojawia się punkt, którego prawie nikt nie zna, a który oszczędza ci połowę pracy. W przypadku rodzin wystarczy, że wypełni jeden z małżonków, wskazując drugiego małżonka i małoletnie dzieci; w przypadku grup zorganizowanych wystarczy kierownik grupy, który wymienia pozostałych członków. A dla tych członków wymagane dane to siedem pozycji: dni pobytu, nazwisko, imię, płeć, data urodzenia, miejsce urodzenia, obywatelstwo.
Rodzaj dokumentu, numer i miejsce wydania się tam nie pojawiają. Dla żony, dla małoletnich dzieci, dla pozostałych z grupy dokument nie jest ci potrzebny: potrzebne są ich dane osobowe, które daje ci głowa rodziny albo kierownik grupy.
| Kto | Ile danych | Potrzebny dokument? |
|---|---|---|
| Gość pojedynczy | 11 pól | tak |
| Jeden z małżonków wypełniający za rodzinę | 11 pól | tak |
| Drugi małżonek i małoletnie dzieci | 7 pól | nie |
| Kierownik grupy zorganizowanej | 11 pól | tak |
| Pozostali członkowie grupy | 7 pól | nie |
Jak długo możesz trzymać obraz
Organ nie mówi, że nigdy nie możesz mieć kopii w ręku. Mówi, że jedyne dopuszczalne kopie to te wyłącznie służebne wobec wprowadzenia danych do systemu Alloggiati Web, aż do wydania potwierdzenia przyjęcia. Potem kopię cyfrową należy usunąć, a papierową zniszczyć, jeśli jeszcze jest przechowywana.
Ta sama zasada jest w rozporządzeniu, nie tylko w nocie: prowadzący są zobowiązani usunąć przekazane dane cyfrowe i zniszczyć papierową kopię list gdy tylko system wygeneruje potwierdzenie, które należy przechowywać pięć lat.
Folder pełen zeskanowanych paszportów nie chroni cię przy kontroli: dowodem wykonania obowiązku jest potwierdzenie. Archiwum obrazów to samo narażenie — przed Questurą i przed organem ochrony danych.
Zdjęcie telefonem i czat
Wśród wskazań noty jest linia, która nazywa praktyki po imieniu: zbierać dane dokumentów bez robienia zdjęć urządzeniami mobilnymi i bez korzystania z komunikatorów, z wyraźnym wskazaniem WhatsAppa, albo w każdym razie unikając sposobów, które nie spełniają wymogów przepisów.
Dlaczego organ zareagował właśnie teraz, pisze sam: w ostatnich miesiącach wzrosła liczba naruszeń danych z wyciekiem dużych ilości kopii dokumentów z obiektów noclegowych. Archiwum paszportów w telefonie albo w chmurze to dokładnie ten łup, który jest potrzebny do kradzieży tożsamości.
I jeden szczegół warto znać: nota odsyła do sprawy z 2025 r. dotyczącej obiektów, które używały skanerów zdolnych przy zameldowaniu rejestrować i przechowywać kopię obrazu dokumentów. Postępowanie, pisze organ, wciąż się toczy.
Co musisz powiedzieć gościowi
Nota nie kończy się na zakazie: wymienia cztery rzeczy do zrobienia. Jedna dotyczy personelu, któremu trzeba dać jasne instrukcje o zakazie sporządzania i zatrzymywania kopii po dokonaniu wymaganych zgłoszeń. Inna dotyczy bezpośrednio twojego gościa.
Musisz mu jasno przedstawić, jak dane z dokumentu są zbierane i wykorzystywane. A jeśli zameldowanie odbywa się przy użyciu narzędzi zdolnych zarejestrować kopię cyfrową, trzeba mu wyjaśnić, że obiekt nie będzie archiwizował obrazów. To nie uprzejmość: to jedno ze wskazań organu.
Dostawcy: umowa, której się od ciebie oczekuje
Trzecie wskazanie to takie, którego prawie żaden poradnik nie przytacza, a dotyczy tego, kto dostarcza ci oprogramowanie. Nota żąda uregulowania, na podstawie art. 28 rozporządzenia, relacji z dostawcami usług zarządzania rezerwacjami oraz z tymi używanymi do pozyskiwania danych z dokumentów tożsamości.
Ze szczególną uwagą, dodaje, na sposób przetwarzania tych ostatnich i na ustalenie skutecznych dróg powiadamiania w razie naruszenia danych. W praktyce: program, który czyta dokumenty twoich gości, jest podmiotem przetwarzającym, a między tobą a nim potrzebna jest umowa mówiąca, co robi z tymi danymi i jak cię powiadamia, gdy coś pójdzie nie tak.
Jeśli dane wyciekną: siedemdziesiąt dwie godziny
Jeśli obrazy dokumentów twoich klientów trafią tam, gdzie nie powinny, uruchamia się zgłoszenie do organu bez zbędnej zwłoki i, o ile to możliwe, w ciągu siedemdziesięciu dwóch godzin od powzięcia wiadomości, na podstawie art. 33 rozporządzenia. W poważniejszych przypadkach trzeba poinformować także gościa, na podstawie art. 34.
Najprostszy sposób, by nigdy nie znaleźć się w tej sytuacji, to nie mieć archiwum: czego nie ma, nie może wyciec.
Jak rozwiązuje to Chilloso
Obraz służy jednemu: odczytaniu danych. Chilloso go odczytuje i wypełnia kartę, a dokument zostaje przed tobą, dopóki karta nie jest kompletna — jeśli brakuje danej, widzisz to od razu i nie musisz gonić gościa. Gdy tylko zgłoszenie do Questury zakończy się powodzeniem, obraz jest usuwany z naszych systemów. Zostaje potwierdzenie.
Dane i obrazy pozostają wewnątrz Unii Europejskiej. Nie opuszczają naszych systemów i nie trafiają na serwery poza Unią.
Dokumenty wgrywa sam gość z linku do zameldowania twojego domu: obraz idzie od niego do nas, zostaje odczytany i znika. Dlatego mówimy mu, żeby nie przesyłał ich przez WhatsApp. Stamtąd jego dane opuszczają zamknięty system i trafiają na serwery osób trzecich, a wtedy nikt już nie powie, kto je przechowuje, gdzie i jak długo. Tej kopii nie kontrolujemy ani my, ani ty — i jest to dokładnie ta praktyka, od której organ odradza.
Potrzebujesz więcej informacji?