Check-in online: recolher os dados antes da chegada sem guardar os documentos
Atualizado a 14.09.2026
A noite da chegada é a pior hora para recolher dados. O hóspede conduziu três horas, está cansado e quer entrar. E tu precisas de onze informações de quem preenche a ficha — e sete de cada um dos outros — porque dentro de vinte e quatro horas têm de estar na Questura, e dentro de seis se ficar uma só noite. Fazê-lo à porta significa copiar à mão diante de alguém que espera. Pedi-los antes por WhatsApp resolve a noite e abre outra coisa: aquela foto já não volta.
- Onze dados para quem assina, sete para os restantes
- Vinte e quatro horas — ou seis, se for uma só noite
- Porque o WhatsApp não é a solução
- A obrigação é comunicar, não conservar
- Se o check-in é digital, tens de o dizer ao hóspede
- Recolher antes não substitui olhar na cara
- Como o Chilloso resolve isto
- Perguntas frequentes
Onze dados para quem assina, sete para os restantes
O anexo técnico ao decreto enumera o que tens de transmitir, e não é o mesmo para todos. Para as famílias e os grupos guiados a norma alivia: basta que preencha um dos cônjuges, indicando o outro e os filhos menores, ou o chefe de grupo, que enumera os restantes componentes.
| Dado | Quem preenche | Família e grupo |
|---|---|---|
| Data de chegada | sim | — |
| Número de noites de estadia | sim | sim |
| Apelido e nome | sim | sim |
| Sexo | sim | sim |
| Data de nascimento | sim | sim |
| Local de nascimento | sim | sim |
| Nacionalidade | sim | sim |
| Tipo de documento | sim | — |
| Número do documento | sim | — |
| Local de emissão | sim | — |
O local de nascimento e o de emissão indicam-se com município e província se forem em Itália, e com o Estado se forem no estrangeiro. Para os componentes de um agregado familiar ou de um grupo, os dados do documento não se transmitem de todo.
Uma família de quatro pessoas não são quarenta e quatro dados: são onze para quem preenche e sete para cada um dos outros três, trinta e dois ao todo. Continuam a ser demasiados para copiar à mão na mesa da cozinha, às onze da noite. Quatro amigos, pelo contrário, são quatro fichas completas: quarenta e quatro.
Vinte e quatro horas — ou seis, se for uma só noite
O prazo ordinário é fixado pelo artigo 109 do texto único das leis de segurança pública: a comunicação deve ser feita dentro das vinte e quatro horas seguintes à chegada. Mas há um caso em que o tempo se reduz a um quarto, e diz respeito justamente ao arrendamento de curta duração: para as estadias que não ultrapassem as vinte e quatro horas a comunicação deve ser feita dentro das seis horas seguintes à chegada. Assim o determina o decreto de 7 de janeiro de 2013 na versão alterada pelo decreto de 16 de setembro de 2021, em vigor desde 12 de janeiro de 2022.
Faz a conta numa só noite. O hóspede chega no sábado às onze da noite e parte na manhã seguinte: o prazo termina às cinco da manhã. Se já tens os dados, a comunicação sai antes de te ires deitar. Se ainda tens de os copiar do documento, ou estás a trabalhar de madrugada ou já estás fora de prazo.
É por isso que recolher os dados antes não é comodidade: é margem.
Porque o WhatsApp não é a solução
É o atalho mais difundido, e é aquele sobre o qual a autoridade italiana se pronunciou pelo nome. Na nota às associações do setor de 29 de abril de 2026 o Garante indica recolher os dados dos documentos sem tirar fotos com dispositivos móveis e sem recorrer a serviços de mensagens instantâneas, citando o WhatsApp expressamente.
O motivo não é formal. Uma cópia enviada por chat fica no telemóvel do hóspede, no teu, nas cópias de segurança e nos servidores do serviço de mensagens. Já não a controlas, e não a podes apagar de onde foi parar.
O Garante escreve ter intervindo agora precisamente porque aumentaram os casos de violação de dados com exfiltração de grandes quantidades de cópias de documentos provenientes de estabelecimentos de alojamento. Não é um risco teórico: é o motivo declarado da nota.
A obrigação é comunicar, não conservar
Este é o ponto que vira do avesso o hábito de muitos. A obrigação do artigo 109 diz respeito à comunicação dos dados à autoridade, e não implica a necessidade de os conservar no estabelecimento: a conservação por cinco anos acontece nos sistemas do Ministério do Interior, não no teu computador.
As únicas cópias admitidas são as meramente instrumentais à introdução dos dados no Alloggiati Web, até à emissão do recibo de aceitação. Depois desse momento a cópia digital deve ser apagada e a de papel destruída. Di-lo o próprio decreto, no artigo 4-bis n.º 2: eliminação e destruição assim que o sistema tenha gerado o recibo — que, esse sim, deve ser conservado cinco anos.
Uma pasta cheia de passaportes digitalizados não te protege numa inspeção: a prova do cumprimento é o recibo, não a imagem. Esse arquivo é apenas exposição. E se for parar onde não deve, há que notificar o Garante sem demora injustificada e, se possível, em setenta e duas horas.
Se o check-in é digital, tens de o dizer ao hóspede
Há uma obrigação que quase ninguém conhece, e vale precisamente para o check-in online. Quando as operações decorrem com dispositivos capazes de adquirir e conservar cópia digital do documento, o Garante pede que se esclareça ao hóspede que o estabelecimento não arquivará essas imagens.
Não basta, portanto, não as conservar: é preciso dizê-lo também, com clareza, no momento em que as pedes. Juntamente com uma exposição igualmente clara da lógica e das modalidades com que esses dados são recolhidos e utilizados.
Recolher antes não substitui olhar na cara
Atenção a um equívoco que sai caro. O check-in online antecipa a recolha dos dados, não a identificação. O hóspede tem de ser identificado quando chega, presencialmente ou por ligação de vídeo: a caixa de chaves com o código, sozinha, não basta.
Os dois momentos são distintos e servem para coisas diferentes. Antes recolhes os dados, com calma e sem erros de transcrição. À chegada olhas para o documento e verificas que à tua frente está aquela pessoa. O primeiro pode automatizar-se, o segundo não.
Como o Chilloso resolve isto
Depois da reserva o hóspede recebe um link só dele, na sua língua. Carrega os documentos a partir daí, quando lhe der jeito: no aeroporto, na noite anterior, não às onze diante do portão.
A imagem serve para uma coisa só: ler os dados. O Chilloso lê-a, preenche a ficha, e assim que a comunicação à Questura sai a imagem é apagada dos nossos sistemas. Nenhuma passagem por aplicações de mensagens, nenhuma cópia que fique por aí. E ao hóspede, na página de carregamento, está escrito que a imagem não é arquivada.
Tu, na noite da chegada, não copias nada: olhas para o documento, verificas que é a pessoa certa, e acabou. A parte longa já está feita. E o recibo da Questura vai parar ao arquivo da tua casa sem que o tenhas de descarregar.
Precisas de mais informações?