Conservar os documentos: quanto tempo e o que tens de apagar

Atualizado a 14.09.2026

Quem aluga parte do princípio de que guardar é sempre a escolha prudente: na dúvida, fico com tudo. Nos recibos é verdade. Nos documentos dos teus hóspedes é o contrário, e há uma norma que o diz: esses dados são para apagar, não para arquivar. Aqui ficas a saber o que guardar e por quanto tempo.

O recibo da Questura: cinco anos, trinta dias para o descarregar

Enviar as fichas é metade do trabalho. A prova é o recibo digital que o portal gera a seguir, e o decreto dá-lhe uma função precisa: vale como atestação do cumprimento. O prazo de conservação é de cinco anos, em formato digital. Imprimir não serve de nada.

O ponto em que quase toda a gente tropeça é outro. No portal o recibo fica disponível para descarga durante um máximo de trinta dias a contar da emissão. Passados esses dias desaparece do ecrã. Se não o foste buscar a tempo, numa fiscalização falta-te exatamente o documento que o decreto indica como prova.

O que, pelo contrário, és obrigado a apagar

Esta é a parte que falta em quase todos os guias. O mesmo artigo que impõe os cinco anos ao recibo obriga o gestor a apagar os dados digitais transmitidos e a destruir a eventual lista em papel, assim que o sistema gerou o recibo.

O arquivo dos documentos dos teus hóspedes não é, portanto, material para guardar por precaução: é material para eliminar assim que tens o recibo na mão. O que fica, e fica cinco anos, é o recibo. Não os dados pessoais, não as digitalizações dos cartões de cidadão, não as fotografias que chegaram por chat.

SPOT: nenhum prazo escrito, mas os registos têm de existir

Para os documentos mensais do SPOT a lei regional não fixa prazo de conservação. Não o diz, e não faz sentido inventá-lo. Diz, porém, duas coisas que contam.

A primeira: entre as sanções sobre a transmissão dos fluxos turísticos há uma para o caso de a comunicação mensal se revelar, no seu conteúdo, diferente dos dados que resultam dos registos do estabelecimento. A norma dá por assente que esses registos existem e que os podes consultar.

A segunda: o procedimento sancionatório segue a lei das sanções administrativas, que fixa em cinco anos a contar do dia da infração a prescrição do direito de cobrar. Cinco anos, portanto, não porque uma norma de conservação o imponha, mas porque até lá ainda podes ser chamado a responder.

As faturas: dez anos, mas não para todos

O Código civil impõe dez anos para os livros contabilísticos, contados a partir da data do último lançamento; pelo mesmo período devem conservar-se as faturas recebidas e as cópias das emitidas. Atenção ao ponto de partida: é o último lançamento, não a data da fatura isolada.

Essa norma, porém, não abrange toda a gente. Dirige-se ao empresário que exerce uma atividade comercial, e o próprio código exclui expressamente os pequenos empresários. Quem aluga de forma não empresarial não entra aí.

Isso não quer dizer que possa deitar tudo fora ao fim de um ano: quer dizer que o seu relógio não é o Código civil, mas o prazo em que o Fisco ainda lhe pode pedir contas. A regra vale para tudo o que gira à volta da casa: comissões do Booking e do Airbnb, canalizador, empresa de limpeza, jardineiro, camião-cisterna, contabilista. São as rubricas que baixam a matéria coletável, e é justamente delas que te vão pedir a prova.

Até quando pode voltar o Fisco

As liquidações de imposto sobre o rendimento têm de ser notificadas, sob pena de caducidade, até 31 de dezembro do quinto ano seguinte àquele em que a declaração foi apresentada. Se a declaração foi omitida ou é nula, até 31 de dezembro do sétimo ano seguinte àquele em que devia ter sido apresentada.

Faz a conta no teu caso e não em cinco anos redondos: uma fatura de 2026 entra na declaração apresentada em 2027 e fica sujeita a liquidação até ao final de 2032. São mais de seis anos a contar da fatura.

E há uma regra que alarga ainda mais: os livros contabilísticos obrigatórios devem conservar-se até estarem concluídas as ações de inspeção do período de tributação correspondente, mesmo para além do prazo do Código civil. Com um contencioso aberto, dez anos não são um teto.

As faturas eletrónicas passadas pelo SdI

Para as faturas eletrónicas que passaram pelo Sistema de Intercâmbio há uma norma que quase ninguém cita: as obrigações de conservação consideram-se cumpridas para todas as faturas eletrónicas e documentos informáticos transmitidos pelo SdI e memorizados pela Autoridade Tributária italiana.

Traduzido: nesses documentos não estás sozinho. Ter as tuas próprias cópias à mão continua a ser a escolha prática — numa inspeção precisas do documento de imediato — mas o medo do disco avariado é outra coisa.

Como guardá-las: formato, ordem, cópias

O digital chega. O Código civil admite expressamente a conservação em suportes de imagem, desde que os registos correspondam aos documentos e possam ser tornados legíveis a qualquer momento. O formato não é o problema: o problema é voltar a encontrá-los.

• Cada documento fica com a casa a que pertence, não numa pasta geral do computador.
• O nome do ficheiro diz data e assunto, não IMG_4471.
• Há pelo menos duas cópias em sítios diferentes: um arquivo que vive num só disco é um arquivo com prazo.

Perguntas frequentes