Documentos de identidade dos hóspedes: o que podes guardar e o que tens de apagar
Atualizado a 14.09.2026
Quase toda a gente o faz: pede-se ao hóspede a fotografia do documento por WhatsApp, ou fotografa-se o documento à chegada, e essa fotografia fica no telemóvel. A 29 de abril de 2026 a autoridade italiana de proteção de dados escreveu às associações do setor que a obrigação legal diz respeito à comunicação dos dados, não à sua conservação. A distinção é subtil e muda o que fazes todos os dias.
- Há uma só obrigação: identificar e comunicar
- Que dados são mesmo precisos: onze campos, sete para quem viaja contigo
- Até quando podes ter a imagem
- A fotografia com o telemóvel e o chat
- O que tens de dizer ao hóspede
- Os fornecedores: o contrato que te pedem
- Se os dados saem: setenta e duas horas
- Como o Chilloso resolve isto
- Perguntas frequentes
Há uma só obrigação: identificar e comunicar
O art. 109 do T.U.L.P.S. obriga-te a alojar apenas pessoas munidas de documento idóneo e a transmitir os seus dados identificativos à autoridade de segurança pública. A base jurídica do tratamento é a obrigação legal do art. 6.º, n.º 1, alínea c) do Regulamento (UE) 2016/679.
É precisamente aqui que a autoridade põe o dedo: essa obrigação diz respeito à comunicação dos dados e não implica conservá-los no estabelecimento, porque a conservação por cinco anos é feita nos sistemas do Ministério do Interior. Os cinco anos não és tu que os fazes no teu telemóvel.
Identificar e conservar são coisas diferentes, e a lei só te pede uma. O que guardas cinco anos é o recibo do portal, não o documento do hóspede.
Que dados são mesmo precisos: onze campos, sete para quem viaja contigo
O anexo técnico do decreto enumera os dados a transmitir, e são onze: data de chegada, número de dias de permanência, apelido, nome, sexo, data de nascimento, local de nascimento, nacionalidade, tipo de documento, número do documento, local de emissão.
E aqui chega o ponto que quase ninguém conhece e que te poupa metade do trabalho. Para os agregados familiares basta que preencha um dos cônjuges, indicando o outro cônjuge e os filhos menores; para os grupos guiados basta o chefe de grupo, que enumera os restantes componentes. E para esses componentes os dados exigidos são sete: dias de permanência, apelido, nome, sexo, data de nascimento, local de nascimento, nacionalidade.
Tipo de documento, número e local de emissão não aparecem. Para a mulher, para os filhos menores, para os restantes do grupo o documento não te serve: precisas dos dados pessoais deles, que o chefe de família ou o chefe de grupo te dá.
| Quem | Quantos dados | É preciso o documento? |
|---|---|---|
| Hóspede sozinho | os 11 campos | sim |
| Um dos cônjuges que preenche pelo agregado | os 11 campos | sim |
| O outro cônjuge e os filhos menores | 7 campos | não |
| Chefe de um grupo guiado | os 11 campos | sim |
| Os restantes componentes do grupo | 7 campos | não |
Até quando podes ter a imagem
A autoridade não diz que nunca podes ter uma cópia na mão. Diz que as únicas cópias admitidas são as meramente instrumentais à introdução dos dados no sistema Alloggiati Web, até à emissão do recibo de aceitação. Depois, a cópia digital tem de ser apagada e a de papel destruída, se ainda estiver guardada.
A mesma regra está no decreto, não só na nota: os gestores estão obrigados a apagar os dados digitais transmitidos e a destruir a cópia em papel das listas assim que o sistema gerou o recibo, que deve ser conservado cinco anos.
Uma pasta cheia de passaportes digitalizados não te protege numa fiscalização: a prova do cumprimento é o recibo. O arquivo de imagens é apenas exposição, perante a Questura e perante a autoridade de proteção de dados.
A fotografia com o telemóvel e o chat
Entre as indicações da nota há uma linha que chama as práticas pelo nome: recolher os dados dos documentos sem tirar fotografias com dispositivos móveis e sem recorrer a serviços de mensagens instantâneas, WhatsApp citado expressamente, ou em todo o caso evitando modalidades que não tenham as características adequadas ao cumprimento da norma.
Porque interveio agora a autoridade, escreve-o ela própria: nos últimos meses aumentaram as violações de dados com exfiltração de grandes quantidades de cópias de documentos provenientes de estabelecimentos de alojamento. Um arquivo de passaportes num telemóvel ou numa nuvem é exatamente o espólio necessário para um roubo de identidade.
E há um pormenor que vale a pena conhecer: a nota remete para um caso de 2025 sobre estabelecimentos que usavam scanners capazes de captar e conservar cópia em imagem dos documentos no check-in. A instrução, escreve a autoridade, ainda está em curso.
O que tens de dizer ao hóspede
A nota não fica pela proibição: enumera quatro coisas a fazer. Uma diz respeito ao pessoal, a quem devem ser dadas instruções precisas sobre a proibição de fazer ou reter cópias depois das comunicações legais. Outra diz respeito diretamente ao teu hóspede.
Tens de lhe explicar com clareza como os dados do documento são recolhidos e usados. E se o check-in for feito com dispositivos capazes de captar uma cópia digital, tem de lhe ser esclarecido que o estabelecimento não arquivará as imagens. Não é cortesia: é uma das indicações da autoridade.
Os fornecedores: o contrato que te pedem
A terceira indicação é a que quase nenhum guia reproduz, e diz respeito a quem te fornece o software. A nota pede que sejam regulados, nos termos do art. 28.º do Regulamento, os contratos com os fornecedores dos serviços de gestão de reservas e com os usados para a aquisição dos dados dos documentos de identidade.
Com particular atenção, acrescenta, às modalidades de tratamento destes últimos e à definição de vias eficazes de comunicação em caso de violação de dados. Na prática: o programa que lê os documentos dos teus hóspedes é um subcontratante, e entre ti e ele é preciso um contrato que diga o que faz com esses dados e como te avisa se algo correr mal.
Se os dados saem: setenta e duas horas
Se as imagens dos documentos dos teus clientes forem parar onde não devem, aplica-se a notificação à autoridade sem demora injustificada e, se possível, no prazo de setenta e duas horas a contar do conhecimento, nos termos do art. 33.º do Regulamento. Nos casos mais graves há também que informar o hóspede, nos termos do art. 34.º
A forma mais simples de nunca estar nessa situação é não ter o arquivo: o que não existe não pode sair.
Como o Chilloso resolve isto
A imagem serve para uma coisa só: ler os dados. O Chilloso lê-a e preenche a ficha, e o documento fica-te à frente até a ficha estar completa — se faltar um dado vês logo e não tens de andar atrás do hóspede. Assim que a comunicação à Questura correu bem, a imagem é apagada dos nossos sistemas. O que fica é o recibo.
Os dados e as imagens ficam dentro da União Europeia. Não saem dos nossos sistemas nem vão parar a servidores fora da União.
É o próprio hóspede que carrega os documentos a partir da ligação de check-in da tua casa: a imagem vai dele para nós, é lida e desaparece. Por isso lhe dizemos para não os mandar por WhatsApp. A partir daí os seus dados saem do sistema fechado e vão parar a servidores de terceiros, e já ninguém pode dizer quem os guarda, onde e por quanto tempo. Essa cópia não a controlamos nem nós nem tu — e é exatamente a prática que a autoridade desaconselha.
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